Кейс: Информационная пробка

Николай Сходняк дал сотрудникам фирмы задание описать свои должност- ные обязанности. Практически все подчиненные поняли его распоряжение неправильно и по-разному, по компании начали расползаться слухи, грозящие вылиться в панику. Сходняку необходимо вернуть контроль над ситуацией, добиться выполнения задания, ликвидировав информационный кризис.

ЭКСПЕРТЫ

Николай Сходняк - генеральный директор

Наталья Карпатская - финансовый директор

Юлия Белоусова - маркетолог

Инна Гладышева - начальник отдела сбыта

Родион Детушкин - директор челябинского филиала

Алексей Носырев - коммерческий директор

Игорь Семеряков - эксперт по продажам

Жанна Швецова - менеджер по продажам

**********************************************************************************************************************************************

Партнеры решили отказаться от казарменного режима внутри «Любо-Дорого & Ко». Вместо этого создали положение о коммерческой тайне, договорились, что стратегической информацией будут обладать только Нигматуллин, Сходняк и Носырев. Наружу собрались выдавать как правильные данные, так и десятки вариантов подделок, разбираться в которых конкурентам долго и дорого.

ДОСЬЕ

«Любо-Дорого & Ко» — компания численностью 100 человек на стадии бурного роста. Недавно открыла свое производство, сбыт включает оптовый отдел и розницу (два собственных магазина). У фирмы есть сервисный центр, обслуживающий основной продукт — ТОВУС.

ТОВУС — универсальный продукт (название образовано от сокращения «товар-услуга»), спозиционированный как на частного, так и на корпоративного клиента.

*****************************************************************************************************************************************

На первой полосе сообщалось, что слухи о крысах-мутантах в московском метрополитене оказались сильно преувеличены. Все дело в крупных особях мадагаскарских тараканов, расплодившихся под столицей по преступной халатности бывших владельцев. В метро насекомые мутировали и обрели способность летать, бросаться на людей стаями и кусать. Московская мэрия уже выслала в подземелье отряд диггеров для ликвидации… Бла-бла-бла…

Сходняк криво усмехнулся, крысотараканы напомнили ему одну историю. Как-то раз он в шутку сказал финдиректору НАТАЛЬЕ КАРПАТСКОЙ, что хорошо бы было знать, чем сотрудники занимаются во время рабочего дня, а то, как ни зайдешь, все чай хлебают. Через неделю он случайно подслушал, как в курилке ЖАННА ШВЕЦОВА нашептывала своей коллеге, что скоро в офисе установят новейшую систему слежения, причем камеры разместят прямо над рабочими столами и даже в туалетах! Понятно, монстры в столичном метро — это наверняка даже не «утка», а просто результат разрухи в головах. Не то услышали, недопоняли, вольно интерпретировали… Сарафанное радио — страшная сила!

Сходняк звонко гыкнул и обратился со словами «уважения» к родителям тех, кто спровоцировал всю эту тараканью ахинею. После чего развернулся и поехал длинным, но менее вредным для душевного здоровья путем.

В кабинете Сходняка дожидался непомерно большой, украшенный золотыми позументами скоросшиватель. Николай развернул его тугие корки, воззрился на два листка текста и понял, что авторство принадлежит ЮЛИИ БЕЛОУСОВОЙ. Сходняк не удивился: Юля работала в продвижении, а значит, любила спецэффекты.

Белоусова выполнила его распоряжение двухдневной давности. Через начальников служб он передал, что каждый сотрудник должен сформулировать и запечатлеть на бумаге перечень своих обязанностей для последующей систематизации и передачи «заветов» в будущие региональные подразделения. Чтобы каждый филиал знал законы внутреннего функционирования компании.

Сходняк не строил иллюзий по поводу ответственности каждого подразделения и особо не надеялся на стройные списки. Но он никак не ожидал, что маркетолог преподнесет ему фотографию своей рабочей недели, перечень выполненных за месяц дел, помпезно резюмировав в финале, что в других компаниях маркетологи выполняют тот же объем работ целой службой. В тугой папке Белоусовой был отчет по рекламному проекту, где Юля боязливо доказывала, что никаких подвязок с подрядчиком у нее нет и тендер проведен по всем правилам.

В электронной почте Сходняк обнаружил целое эссе на тему «Чем я занимаюсь в компании». Как доходчиво писал ИГОРЬ СЕМЕРЯКОВ, выполняя поручение директора, он предлагает программу реформирования службы продаж. Работник пространно философствовал о том, что служба продаж — единственное незатратное подразделение, поэтому все остальные вспомогательные. В лирическом отступлении автор мягко намекал на необходимость повысить оплату всему отделу.

Не успел Сходняк переварить прочитанное, как в кабинете неожиданно материализовалась ИННА ГЛАДЫШЕВА. Сходняк приготовился к худшему.

— Николай Евгеньевич, меня увольняют? — Когда Инна волновалась, то бессознательно начинала оглушительно хрустеть суставами пальцев. Казалось, что кто-то давит тараканов.

— Инна, с чего ты взяла?? — неподдельно изумился Сходняк.

— Ну как же, мне сказали, что меня хотят уволить и перед этим я должна составить свою должностную инструкцию, чтобы передать по наследству.

Хруст пальцев уже, как кастаньеты, по нарастающей отбивал ритм.

— Инна, это все бред какой-то. Не пойму, откуда у тебя и у отдела продаж эта информация. Никто тебя увольнять не собирался. Нужно просто описать свои должностные обязанности, я это каждому поручил!

Когда дверь за ней недовольно скрипнула, Сходняк понял, что следующие буревестники не заставят себя долго ждать. Ему уже становилось интересно, какие информационные гримасы готовит день грядущий. Сходняк решил позвонить АЛЕКСЕЮ НОСЫРЕВУ и проверить его версию. Уж Носырев должен был адекватно понять распоряжение, поскольку слышал его из первых уст.

Алексей Носырев радовал Сходняка недолго. Его трактовка оказалась очень близка к истине. Но коммдир с чего-то решил, что готовится всеобщая реструктуризация фирмы. При этом он обиженно поинтересовался у Сходняка, почему он, не последний человек в «Любо-Дорого & Ко», изолирован от участия в таком масштабном проекте.

— Алексей, я разве что-то говорил про реструктуризацию? — поинтересовался Сходняк. — Вспомни хорошенько.

— А зачем еще вы вдруг решили взяться за должностные инструкции? До этих вещей руки доходят только в таких случаях, — просветил его Носырев.

— Вообще-то я это просил сделать для того, чтобы отослать в челябинский филиал. Вот и все. Вы с ума все посходили?

Носырев напряженно сопел в трубку. Сходняк понял: в «Любо-Дорого & Ко» образовалась информационная пробка.

Сходняк решил идти до конца. Он вышел из кабинета и начал общаться с народом. Он продвигался по коридорам, провожаемый шорохами, шепотками и тревожными взглядами сотрудников. Обстановка заметно накалялась.

Мобильник запел голосом Фредди Меркьюри «The show must go on». Звонил Носырев.

— Николай Евгеньевич, у меня сейчас был один из продавцов Семерякова. Он спросил: правда ли, что вы проводите инвентаризацию активов, потому что решили продать фирму?

Сходняк уже не смеялся. Эпидемия сарафанного радио завладела его фирмой. Если одно небольшое поручение вызвало такую бурю, что может случиться, если он действительно решит провести реструктуризацию?

В предбаннике у выхода было темно. Внезапно из темноты материализовалось бледное лицо. Лицо было печальным. «Привидение», — обреченно подумал измученный окружающим бредом Сходняк. Но при ближайшем рассмотрении хозяином лица оказался РОДИОН ДЕТУШКИН, свеженанятый директор Челябинского филиала. Он моментально утащил Сходняка в комнату переговоров. Покачиваясь на стуле, спросил, действительно ли филиал решили не открывать, и возмутился, что он только зря уволился с предыдущей работы.

— Я приехал, меня сразу отдел сбыта стал стращать, что в фирме началась реструктуризация, филиал решено ликвидировать, — скорбно уточнил он. — Я хотел обсудить рекламный бюджет, привез кое-что показать. Обратился с бюджетом к Карпатской, но она услала меня к Носыреву, сказала, этим он заведует. Носырев объявил, что рекламой занимается Белоусова, а она не хочет без него принимать решения по бюджету.

Когда Сходняк вернулся к себе, по кабинету бродила тетка в форменном халате и осматривала мебель. Не успел он открыть рот, чтобы проверить реальность видения, как в дверь просунулась голова секретарши.

— Николай Евгеньевич, вы распорядились инвентаризацию всех фондов провести, так это вот работают, — протараторила она.

Сходняк не стал убеждать ее, что не давал такого поручения. Он осознал, что снежный ком, который начал свое движение еще утром, сейчас упал на него всем своим весом. Информационный кризис требовал срочного разрешения.

Что нужно сделать Сходняку, чтобы наладить эффективную коммуникацию в «Любо-Дорого»?

Татьяна Мокшина
генеральный директор PR-агентства «ПРА-ТОН»
 Первое, что нужно сделать владельцам «Любо-Дорого & Ко», — «принять меры» в отношении своего гендиректора. Сходняк продемонстрировал коллективу свой управленческий непрофессионализм. Может быть, на курсы человека отправить, где он и получит информацию о том, кто на самом деле должен составлять ДИ и кто контролирует количество употребленного сотрудниками чая. А еще узнает о том, что руководитель при постановке задачи сотрудникам, тем паче оригинальной, не входящей в перечень их профессиональных обязанностей, должен объяснить, как и для чего эту задачу следует выполнить.

Самому же Николаю не остается ничего другого, как собрать планерку с участием ведущих менеджеров, разъяснить им обстоятельно смысл своего экзерсиса и покаяться. Мол, виноват я, ребята, не учел российского менталитета. Прочитал умную книжку и смело перенес западный опыт на нашу сумасбродную действительность. Не так проблемы тайм-менеджмента решаются. Более того, фирма вам делает подарок: организует тренинг г-на Архангельского, гуру в области эффективной организации рабочего времени. Сумасшедших денег тренинг стоит. Но ведь перед нами в преддверии захвата новых рынков стоит грандиозная задача: стать эффективными! От мала до велика. От руководителя до рядового менеджера. Вот и все, что я имел в виду, когда опрометчиво и без всяких объяснений попросил вас составить карту рабочего дня.

Виктория Лейкина
заместитель директора рекламно-полиграфической компании «Элайт»
 Николай Сходняк — молодой неопытный руководитель, его действия не имеют четкой цели. Ее отсутствие и привело ко всем описанным проблемам.

Когда директору что-то нужно получить от подчиненных, сначала он должен задать себе последовательно следующие вопросы: во-первых — зачем (определение цели), во-вторых — что, в-третьих — кто, в-четвертых — в какой форме, в-пятых — к какому сроку они должны выполнить задание.

В данной ситуации действия и ответы Николая Сходняка должны быть примерно такими. Вариант первый. Цель — эффективное распределение обязанностей в головном офисе и в дальнейшем — в открываемом филиале. Нужно дать задание инструктору отдела кадров подготовить ДИ в форме типовой ДИ с перечислением обязанностей, прав, полномочий, требований к кандидату на данную должность и указанием четкого места на лестнице иерархии в срок до начала набора сотрудников в филиал. Вариант второй. Цель — контроль над работой сотрудников и эффективное использование рабочего времени. Каждый сотрудник должен сделать фотографию своего рабочего дня в форме подробного описания того, чем он занимается на рабочем месте, в двухнедельный срок (минимальный срок, в течение которого кроме стандартных обязанностей могут нарисоваться и разовые нестандарт- ные). Задание нужно огласить на общем собрании сотрудников с предварительным разъяснением цели.

Елена Белкина
руководитель отдела рекрутинга центра кадрового консалтинга «Гелиос»
 Директору нужно проанализировать причины информационного сбоя, обратив внимание на то, каким образом выдаются распоряжения сотрудникам. Важно объяснить руководителям подразделений, с какой целью дается задание, в каком виде эта информация должна быть предоставлена и в какие сроки. Нужно уточнить, как руководители поняли поставленные задачи, прежде чем они начнут транслировать их подчиненным. Целесообразно провести совещание руководителей подразделений и четко разъяснить цели, ради которых сотрудники должны были составить свои ДИ.

Цели должны быть позитивными, вселяющими уверенность в будущем, как для компании в целом, так и для ее сотрудников. Например: использование уже готовых ДИ при открытии новых филиалов. Необходимо создать атмосферу сплоченности, чтобы люди понимали, что они не просто тратят время на создание никому не нужных бумажек, а вносят вклад в развитие и укрепление компании. Нельзя ограничиваться только сбором информации, для восстановления доверия важно предоставлять сотрудникам обратную связь о значимости их вклада в общее дело. К примеру, по итогам выполнения задания создать и опубликовать в рамках компании каталог ДИ и информационный лист о его успешном применении при открытии филиала в Тольятти. По- благодарить коллектив за выполненную работу.

действующие лица
Николай Сходняк
генеральный директор
Наталья Карпатская
финансовый директор
Юлия Белоусова
маркетолог
Инна Гладышева
начальник отдела сбыта
Родион Детушкин
директор тольяттинского филиала
Алексей Носырев
коммерческий директор
Игорь Семеряков
эксперт по продажам
Жанна Швецова
менеджер по продажам