Бизнес мероприятие: организовать самим или доверить стороннему специалисту?

 

1. Начинайте подготовку к мероприятию где то за неделю до даты проведения, а лучше — дня за три. В этом случае получите отличную возможность усовершенствовать свои навыки, полученные на тренинге по уговорам, а заодно попрактикуетесь в тайм менеджменте, пытаясь втиснуть в сутки 48 часов.

2. Поручите компании организатору подготовку еженедельного совещания IT отдела, состоящего из двух человек. Ведь никаких денег не жалко за профессиональный обзвон всех участников мероприятия и красивую расстановку стульев в переговорке!

3. Не стоит рассказывать организаторам, чего вы ждете от предстоящего мероприятия. Достаточно сказать сакраментальную фразу «Сделайте нам красиво!» — и удалиться в полной уверенности, что профессионалы активируют свои телепатические способности.

4. Непременно назначьте не меньше двух трех человек, ответственных за общение с event организатором. Как известно, одна голова хорошо, а три — лучше, хоть и велика вероятность запутаться в шеях.

5. Хоть компания организатор и имеет многолетний опыт работы, не стоит все пускать на самотек. Контролируйте каждую мелочь, перепроверяйте всех поставщиков. Не забудьте позвонить в кейтеринговую службу и переделать заказ.

6. Не стоит высылать участникам письменного приглашения, достаточно один раз обзвонить и сообщить дату и время проведения. И никаких оправданий типа «Забыл, какого числа конференция» не принимать. Все мы взрослые люди, профессионалы и обязаны запоминать все свои дела и встречи на месяц вперед.

7. Самая лучшая статья для экономии бюджета — это питание. Ведь участники приходят к вам по делу, а не животы набивать. Поэтому можно обойтись на кофе брейке одним бубликом на двоих.

8. Цветы на бизнес мероприятии совершенно не к месту. Люди должны проникнуться аскетичной атмосферой деловой встречи, а не отвлекаться на легкомысленные яркие предметы. То же самое касается удобной мебели: чем жестче стул — тем четче мысли.

9. Перерывы на кофе брейк и обед лучше предусмотреть минимальные, ведь тогда гораздо больше времени останется на содержательные доклады. А пообщаться друг с другом участники смогут и в другой день.

 

Надежда Байских, руководитель направления по организации корпоративных мероприятий
Подходить к организации корпоративного праздника нужно с отличным настроением и большой ответственностью. Помимо создания внешнего его вида — яркости, динамичности и оригинальности, — есть внутренние скрытые задачи. И организатор должен себе их четко представлять. Часто наш заказчик — это компания, с которой мы тесно связаны и знаем ее бизнес изнутри, поэтому ориентироваться в разработке праздника легче. Если с компанией знакомишься впервые, на помощь приходит HR менеджер.
Мы стараемся работать на позитивном контакте, но и от компании важно иметь кредит доверия. Опытом доказано, чем меньше заказчик хмурит брови, тем живее и креативнее работает разработчик. Его профессионализм заключается в готовности отвечать за результат  — создать запоминающееся событие в жизни компании!