Тамара Копачевская: «Передавая кадровый учет аутсорсерам, компания экономит до 60%»

Практика передачи HR-функций сторонним провайдерам пришла в Россию с Запада, где давно является привычной и широко распространенной. В нашей стране аутсорсинг пока не столь популярен, как за рубежом. ОднакоHR-специалисты отмечают ежегодный рост спроса на услуги внештатных специалистов. 

 

Тамара, каким компаниям интересна передача HR- функций на сторону?

– Это выгодно и удобно небольшим компаниям, у которых нет необходимости в собственном кадровике; крупным компаниям с разнообразными направлениями бизнеса, где необходим универсальный кадровик; территориально-распределенным компаниям; компаниям, которые готовятся к проверке или только что прошли проверку надзорными органами.

Как правило, на аутсорсинг передают направления, обеспечивающие функционирование основных бизнес-процессов компании по созданию продукта/услуги: сопровождение договоров, организацию закупок, обслуживание зданий и оборудования.

 

Почему компании обращаются к такой модели работы? 

– Во-первых, из-за нехватки человеческих ресурсов для выполнения той или иной функции. Во-вторых, это распределение юридической ответственности (здесь имеется в виду не попытка избежать этой ответственности, а желание получить грамотное юридическое сопровождение со стороны провайдера). В-третьих (но не по значимости), это ожидание сокращения расходов на обслуживание бизнес-функций или содержание соответствующего персонала.

Реалии рынка таковы: при передаче на аутсорсинг функции расчета заработной платы в компаниях со штатом до 100 человек экономия бюджета наступает приблизительно через 6-8 месяцев. Она может доходить до 60%. В организациях с численностью персонала от 500 до 1000 человек срок, при котором наступает экономия бюджета, значительно больше – до трех лет.

Итак, главные преимущества аутсорсинга бизнес-процессов (Business Process Outsourcing):

• возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, стратегических целях;
• качество (провайдер по определению является экспертом, обладает обширными знаниями и следит за развитием и изменениями вверенной ему области);   
• ответственность за выполнение работ несет аутсорсинговая компания, это четко прописывается в договоре. Заказчик отвечает только за предоставление достоверной информации по операциям или действиям сотрудников.

 

Как строится работа по передаче HR-функций аутсорсеру?

– Проект по передаче на аутcорсинг HR-функции, как правило, состоит из нескольких этапов:

• изучение и анализ текущих бизнес-процессов клиента;
• подготовка карт рабочих мест;
• описание существующих механизмов и процедур и последующее их закрепление совместно с клиентом;
• опциально – адаптация текущих бизнес-процессов компании к их передаче в руки аутсорсера. Как правило, уже на этом этапе клиенту могут быть предоставлены рекомендации по оптимизации процессов (в большей степени это относится к типовым услугам, например, аутсорсинг службы ресепшен).

Крайне важно зафиксировать ожидаемые результаты от передачи функции в так называемом соглашении о гарантированном уровне сервиса, там же закрепляются и сроки выполнения работ. Дополнительно необходимо определить ключевые показатели эффективности (KPI). Они должны быть легко измеримы, и отражать объективную оценку работы провайдера.

 

Насколько это направление аутсорсинга развито сейчас в России в целом?

– Аутсорсинг набирает обороты, завоевывая все большую популярность. Например, в пользу эффективности аутсорсинга говорят результаты исследований аутсорсинговых компаний: более 40% компаний в России уже используют или планируют использовать аутсорсинг учетных функций.

Кроме того, в пользу аутсорсинга говорят еще и меняющиеся условия в области предоставления персонала (лизинг/аутстаффинг) – вступление в силу 1 января 2016 года федерального закона 116. Согласно внутренней статистике нашей компании, в 2014 году запросы клиентов на различные виды аутсорсинга составляли 25% от всех остальных услуг, в первом полугодии 2015 года – уже 38%. Цифры говорят сами за себя.

 

Вы отметили, что передача сторонним специалистам ведения КДП и payroll снижает риски. Какие еще выгоды может извлечь заказчик из сотрудничества с аутсорсером?

–Кроме передачи провайдеру функций ведения кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, пользуется спросом аутсорсинг ресепшн, курьерской доставки и mail-room, ведение баз данных, обработка счетов и авансовых отчетов, аутсорсинг подбора персонала. Например, такой вид аутсорсинга, как подбор персонала RPO (recruitment process outsourcing), – это схема подбора сотрудников, при которой рекрутер работает на территории компании-клиента (рекрутер-имплант), при этом продолжает находиться в штате компании-агента. RPO применяется компаниями на проектной временной основе.

Минус для клиента только один: схема RPO стоит несколько дороже, чем затраты на временного рекрутера. Однако преимущества в качестве подбора, скорости и компетентности делают затраты обоснованными. В любом случае, использование схемы RPO обойдется клиенту дешевле сотрудничества с агентством на не эксклюзивной основе. Экономия от использования схемы RPO может составлять от 50 до 70% бюджета на подбор через агентство.

 

Что следует учесть при передаче на аутсорсинг КДП и payroll?  

– Отношения между компанией и провайдером носят договорной характер, поэтому о параметрах, процессе взаимодействия и зонах ответственности следует договориться самым тщательным образом. Чем подробнее услуга будет прописана в контракте, тем меньше рисков останется у компании. То есть, главная область рисков – юридическое оформление отношений с провайдером.

Поэтому выбирать поставщика следует особенно тщательно. Ведь именно ему предстоит отвечать за качественную и эффективную реализацию переданной функции. Особое внимание стоит обратить на опыт компании-аутсорсера и на отзывы клиентов, уже пользующихся ее услугами. Стоит уточнить систему работы с персоналом и наличие разработанных мотивационных программ, ведь персонал – это база, без которой невозможно качественное выполнение функции. Наличие тренингового центра и/или разработки тренингов специально под нужды клиента будет дополнительным преимуществом.

Схема запуска проекта с поэтапным планом и четко установленными сроками также является важным элементом при подготовке к передаче функции на аутсорсинг. Команда проекта – один из ключевых факторов успеха. Важно понимать, какие специалисты будут реализовывать проект на старте, а какие будут привлекаться в процессе.

Важно и то, где сосредоточена экспертиза провайдера – в Москве или регионах, есть ли у провайдера возможность организации присутствия постоянного представителя, который будет отвечать за реализацию проекта и его бесперебойное функционирование,  на территории клиента. Как правило, появление такой позиции обусловлено масштабами проекта. Четкая выстроенная система коммуникации «клиент – провайдер» – один из элементов эффективной реализации проекта. Целесообразно на начальном этапе определить, как будет происходить передача информации от клиента к провайдеру и обратно. Отдельное внимание необходимо уделить вопросу времени, которое дается провайдеру на решение той или иной возникшей проблемы. Важно определить, кто будет инициатором изменений, возникающих в ходе проекта.