7 способов правильно организовать рабочую переписку

Гендиректор Amazon Джеф Безос переадресует письма сотрудникам с одной единственной пометкой

Когда клиенты пишут Безосу, чтобы пожаловаться на Amazon - а это они могут сделать очень просто - Безос обычно перенаправляет это письмо кому-либо из сотрудников, добавив к нему вопросительный знак.

Когда сотрудник Amazon получает такое письмо, он реагирует так, словно обнаружил тикающую бомбу, писал Businessweek reported в 2013 году. Обычно у них есть несколько часов, чтобы решить проблему и подготовить обстоятельное объяснение произошедшего.

Гендиректор обувного ритейлера Zappos Тони Шэй держит команду “почтовых ниндзя”

Стажер Майкл Чен, работавший в Zappos, рассказал, что в компании есть 4-5 человек, в чьи обязанности входит отвечать на письма гендиректора: писем он получает много, потому что один из главных принципов Zappos - это открытость. “Забавный факт - их называют “почтовыми ниндзя”, - рассказал он.

Председатель совета директоров Google Эрик Шмидт быстро отвечает на каждое письмо

В своей книге “Как работает Google” он писал: “Большинство лучших и, соответственно, самых занятых людей быстро реагируют на письма, причем не только от определенных людей, вообще на любые”. Даже если ответ - просто “получил”, Шмидт все равно отправляет его: он считает, что это способствует “позитивным коммуникациям” между людьми.

Гендиректор Hootsuite (приложение для управления соцсетями) Райан Холмс раз в несколько лет объявляет “почтовый дефолт” 

Когда почтовый ящик переполняется, Холмс “объявляет почтовое банкротство” и удаляет все, чтобы начать с чистого листа. 

Он рекомендует делать так раз в несколько лет и при этом рассылать автоматические сообщения авторам неотвеченных писем - что-то вроде “Извините, если я не ответил на ваше последнее письмо. Чтобы лучше коммуницировать в 2015 году, я только что объявил почтовое банкротство и очистил почтовый ящик”.

Гендиректор Microsoft CEO Билл Гейтс радуется, когда в ящике немного писем, но переживает, когда их нет вообще

В интервью "Today" в 2013 Билл Гейтс рассказал, что получает не больше 40-50 письем в день, часть просматривает, но отвечает на них ночью. “Будьте уверены: если вы что-то начали и отложили на потом, вы к этому вернетесь”, - поясняет он.

Гендиректор интернет-магазина Etsy Чед Дикерсон придумал систему для запоминания контактов

По мнению Дикерсона, нужно иметь систему буквально для всего. Например, когда он знакомится с новым человеком и записывает его контакты, он также помечает, когда они познакомились и о чем разговаривали. Поэтому когда он пишет кому-то письмо, он может ссылаться на последнюю встречу с человеком, не боясь ошибиться.

Гендиректор Apple Тим Кук читает больше 700 писем в день

Тим Кук встает каждый день в 3.45, и в течение дня получает 700-800 писем. “И я читаю большинство из них. Просто я трудоголик”, - рассказывал он в одном из интервью.