Подписаться
Курс ЦБ на 09.12
62,57
65,67

Внедряем проектное управление в компании: как избежать популярных ошибок

Внедряем проектное управление в компании: как избежать популярных ошибок
Иллюстрация: личный архив Маргариты Мичковой

Управление проектами должно помогать бизнесу, а не отвлекать ресурсы. Как правильно настроить систему, чтобы проекты работали на стратегические цели?

Компании внедряют системы проектного управления, чтобы «связать» реализацию проектов с достижением стратегических целей. На пути внедрения много подводных камней: можно пасть жертвой бумаготворчества ещё при разработке регламентов, можно купить ПО и потом бесконечно подстраивать под него свой бизнес, можно потерять интерес стейкхолдеров или вообще стать человеком, которого все в компании ненавидят. Эксперт по проектному управлению и преподаватель ВЭШ Маргарита Мичкова рассказывает, как заставить работать все элементы системы проектного управления и избежать самых распространённых ошибок.

справка DK.RU

 
Маргарита Мичкова — руководитель программ по управлению проектами в Высшей экономической школе (Екатеринбург), автор и ведущая курса Mini-MBA Руководитель проектов в ВЭШ. Сертифицированный руководитель проектов Project Management Professional (PMP PMI) с 2015 года. Директор Екатеринбургского филиала Московского отделения PMI.
 

— Существует четыре основных компонента системы управления проектами: методология, информационная система, структура и регулярный менеджмент (система контроля и отчётности).

Внедряем проектное управление в компании: как избежать популярных ошибок 1

 

Чтобы наладить проектное управление в компании нужно:

  1. Определить ключевые правила игры в рамках проектной деятельности – описать методологию. Сформулировать на бумаге как проекты инициируются, планируются, исполняются и завершаются в компании.  Это должны быть именно правила конкретной компании, а не скачанные из интернета. Они должны учитывать специфику процессов в  компании. На этом этапе важно не переусердствовать и не увлечься бумаготворчеством.
  2. Подобрать и внедрить информационную систему, которая позволит ускорить и облегчить работу в рамках проектов. Программное обеспечение (ПО) – это не первый шаг в управлении проектами, не стоит подстраиваться под ПО. Наоборот, информационная система должна помогать осуществлять коммуникации, постановку задач, контролировать исполнение, видеть статус по проекту в моменте. Есть достаточное количество систем из которых можно выбрать подходящую под ваш запрос.
  3. Практиковать регулярное управление (менеджмент). Чтобы система работала, нужно планировать, реализовывать и контролировать регулярно. Пропуск одного из шагов снижает эффективность проектного управления. Чтобы осуществить контроль, нужен план. Немаловажным моментом является формирование мотивации и стимулирования проектной деятельности на основании результатов. А результаты видны, когда производится регулярный контроль.
  4. Создать структуру управления проектами. Под структурой я понимаю проектный офис (координирует проектную деятельность), проектный комитет (коллегиальный орган управления проектами, принимающий решения о запуске проектов, по сложным вопросам проектов, закрытии проектов, в комитет входят топы) и руководителей проектов (выделение такой роли в компании с соответствующими полномочиями и ответственностью за результаты проекта).

Для маленькой компании большая структура не обязательна. Это может быть отдельный человек, ответственный за проекты, и руководство компании, вовлеченное в проектную деятельность, встречающееся регулярно для решения вопросов по проектам.

Важно отметить, чтобы структура заработала, нужно обучить людей работать в ней и грамотно управлять проектами. Если пропустить этап обучения, то отдачу в виде эффективно реализованных проектов быстро не получить, лишь через ошибки, а это достаточно затратный и долгий путь.

Зная компоненты, из которых состоит проектное управление, поговорим об ошибках, которые совершают компании на пути внедрения:

  1. Отсутствует цель внедрения проектного управления. Это когда все внедряют, и я что-то поделаю, «модное» же направление. Цель должна быть обязательно, а иначе как вы поймёте, что управление проектами вам помогает, а не отвлекает ресурсы? К примеру, целями могут быть сокращение сроков реализации проектов, выполнение проектов в рамках бюджетов и другие. Важно, чтобы цели были оцифрованы.
  2. Первые лица компании не вовлечены. Эта ошибка самая долгоиграющая, на мой взгляд. Можно начать и без вовлечённости, но рано или поздно, вся затея постепенно свернётся. Если руководитель не разбирается в проектном управлении и не понимает выгод, которые он может получить, то и сотрудникам это становится не нужно.
  3. Не определены выгоды основных заинтересованных сторон. Выгоды заинтересованных сторон тесно связаны с вовлечённостью (и в частности с ошибкой №2). Если компания затрачивает ресурсы на внедрение проектного управления, то каждая категория сотрудников должна понимать, какие изменения (позитивные и, как вариант, негативные) произойдут в их деятельности. И, конечно же, позитивные изменения должны доминировать.
  4. Нет баланса между четырьмя основными компонентами проектного управленияНеочевидная ошибка. В моей практике встречались руководители, которые искренне полагали, что если написать регламенты, то компания будет работать «правильно» и системно, а если приобрести софт, то работа станет выполняться быстрее и будет прозрачна. Но система работает только в балансе. Работе по регламентам нужно научить, а потом проконтролировать. А перед внедрением софта нужно продумать методологию.
  5. Не работаем с сопротивлением сотрудников. Внедрение проектного управления – это изменения в компании. Любые изменения сопровождаются сопротивлением сотрудников. Есть множество теорий, которые объясняют работу с изменениями. Если не учитывать факт возможного сопротивления и не работать с сотрудниками в этом направлении, есть риск внедренцу превратиться во врага.
  6. Отсутствуют знания, как внедрять проектное управление. Опыт – это важная составляющая при внедрении проектного управления. Чтобы быстро получить результат, лучше воспользоваться опытом знающих людей, а дальше развиваться на базе выстроенной системы. Не совершить ошибки вам помогут опытные специалисты-внедренцы и обучение сотрудников. И если вы всё грамотно сделаете, то перед вами откроется следующий уровень развития компании: программное и портфельное управление. А это позволяет связать проекты с достижением стратегических целей компании. Кроме этого, не стоит забывать и про архитектуру компании, понимая, что проектное управление — часть этой архитектуры.  Для эффективной работы важно встроить проектное управление в деятельность компании: стратегию, структуру, управление процессами, а также не забыть про людей.

Если вам интересна тема проектного управления, приходите на бесплатный интенсив, который мы с ВЭШ проведём с 4 по 6 октября 2022 г. Разберём самый первый этап инициирования проекта и потренируемся составлять Устав проекта. Среди участников интенсива разыграем 30% скидку на обучение по программе «Mini-MBA: Руководитель проекта». Регистрация на интенсив.

Самое читаемое
  • «Высоцкий-2» обойдется Андрею Гавриловскому в $150 млн«Высоцкий-2» обойдется Андрею Гавриловскому в $150 млн
  • Как скажется на бизнесе переход на единый налоговый платеж — Роман РечкинКак скажется на бизнесе переход на единый налоговый платеж — Роман Речкин
  • Экономисты вновь прогнозируют обвал национальной валюты до 70–80 руб. за долларЭкономисты вновь прогнозируют обвал национальной валюты до 70–80 руб. за доллар
  • «Мы будем вынуждены пожертвовать доходностью. Но это плата за спокойный сон инвестора»«Мы будем вынуждены пожертвовать доходностью. Но это плата за спокойный сон инвестора»
Наверх
Чтобы пользоваться всеми сервисами сайта, необходимо авторизоваться или пройти регистрацию.
  • вспомнить пароль
Вы можете войти через форму авторизации зарегистрироваться
Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
  • Укажите ваше имя
  • Укажите вашу фамилию
  • Укажите E-mail, мы вышлем запрос подтверждения
  • Не менее 8 символов
Если вы не хотите вводить пароль, система автоматически сгенерирует его и вышлет на указанный e-mail.
Я принимаю условия Пользовательского соглашения и даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
Вы можете войти через форму авторизации
Самое важное о бизнесе.