Ольга Шешукова, «Такском»: кадровый ЭДО с сотрудниками усилит HR-бренд работодателя

Ольга, расскажите, что такое кадровый электронный документооборот?

— С 22 ноября 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ: в нём появились статьи 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Нововведения закреплены 377-ФЗ от 22.11.2021. Это основной закон, регулирующий применение кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Кадровый электронный документооборот — это способ обмена документами между работодателем и  сотрудниками в электронном виде,  без дублирования на бумаге. При использовании КЭДО работнику можно  не посещать офис компании и отдел кадров.

Просто обмен документами с сотрудниками по электронной почте — это не КЭДО?

— Нет, не КЭДО. КЭДО — это одно из направлений юридически значимого электронного документооборота. Это значит, документы имеют юридическую силу, они формируются, передаются и хранятся в специальной программе по защищённым каналам связи. Документы заверяются электронными подписями сотрудника и работодателя.

Для каких организаций КЭДО наиболее актуален?

— Для любой компании, которая идёт в ногу со временем и применяет передовые технологии индустрии и цифровизации в своем бизнесе.

В первую очередь КЭДО уже сейчас актуален для крупных компаний, которые оформляют тысячи кадровых документов. Это не только документы о приёме на работу, трудовой договор, но и десятки других кадровых документов: приказы об отпуске и направлении в командировку, о перемещениях в должности, о премировании и взысканиях. А также документы, с которыми нужно ознакомить всех: инструкции, регламенты, распоряжения, приказы, акты и многое другое.

Все эти документы надо составить, распечатать, согласовать и подписать с сотрудником. При этом сотрудник может находиться в другом офисе, в другом городе или работать удалённо.

Какие плюсы получит работодатель, решивший внедрить КЭДО?

— Первый — это сокращение расходов. Сократится использование бумаги, краски для принтеров и прочих расходных материалов. Меньше придётся тратить на пересылку документов почтовыми, курьерскими службами. По нашим оценкам и оценкам наших клиентов, экономия может составить до 80%.

Второй плюс — это экономия времени. Работа с документами в электронном виде сокращает время работы с каждым документом в разы.

Третий плюс — снижение ошибок и человеческого фактора. Программное обеспечение для КЭДО проверит правильность заполнения перед отправкой, укажет на ошибки, на незаполненные или неточно заполненные поля.

Четвертый плюс КЭДО — это надёжность и конфиденциальность передачи информации. Конфиденциальную информацию видят только работодатель и сотрудник, исключается риск потери, разглашения информации. Электронная подпись подтверждает юридическую значимость документа и ознакомление сотрудника с ним, в том числе с использованием метки времени.

Пятый плюс заключается в удобном хранении кадровых документов. Не нужны отдельные комнаты, стеллажи и папки с документами — вместо этого есть электронный архив.

Ещё один плюс — это усиление HR-бренда и его привлекательности для кандидатов. Использование КЭДО покажет работодателя как компанию, идущую в ногу с современными технологиями.

КЭДО — это забота о сотрудниках и упрощение бюрократических процедур. В 2022 году, когда так много сотрудников выбирают дистанционный режим работы, переход на КЭДО, в том числе с «удалёнщиками», подарит весомое преимущество перед другими работодателями.

А какие преимущества КЭДО для сотрудников?

— Основное  преимущество КЭДО — это оперативность решения кадровых запросов, в том числе удалённо и без помещения офиса То, что с бумажными документами занимало бы несколько дней или даже недель, с КЭДО займёт гораздо меньше времени.

Какими документами можно обмениваться сейчас по КЭДО?

— На самом деле уже сейчас можно обмениваться почти всеми кадровыми документами. Приём на работу, переводы, любые локальные нормативные акты, заявление на отпуск, направление в командировку, информирование о зарплате, привлечение к дисциплинарной ответственности можно оформлять через КЭДО.

Исключениями пока являются:

1. Оформление бумажных трудовых книжек;
2. Оформление сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
3. Оформление акта о несчастном случае на производстве;
4. Оформление приказа (распоряжения) об увольнении работника;
5. Подтверждение прохождения работником инструктажей по охране труда (в том числе тех, которые лично подписываются работником).

Как работодателю подключить КЭДО в своей организации?

— Необходимо обеспечить сотрудников электронными подписями, сформировать и утвердить внутренние документы по переходу на КЭДО и выбрать программное обеспечение, в котором работодатель будет обмениваться документами с сотрудниками.

Какие электронные подписи должны использовать работодатель и сотрудник?

— Всего существует три вида электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Применение конкретного вида ЭП зависит от того, какие документы сотрудники будут подписывать и какую программу для КЭДО работодатель будет использовать в работе. Нормы закреплены в ст. 22.3 ТК РФ.

Если работодатель использует для КЭДО государственный портал «Работа в России», то подписывает документы УКЭП или УНЭП. Сотрудники подписывают электронные кадровые документы ПЭП, УНЭП или УКЭП (ч .6 ст. 22.3 ТК РФ).

Если для КЭДО используется специальное программное обеспечение, то значимые документы работодатель подписывает только УКЭП. К таким документам относятся: трудовые договоры, договоры о матответственности, ученические договоры, приказы о применении дисциплинарных взысканий, уведомления об изменении условий трудовых договоров. Сотрудники при подписании документов используют УКЭП или УНЭП.

При подписании иных документов сотрудники и работодатель могут пользоваться УКЭП и УНЭП. Подписывать документы ПЭП могут сотрудники при условии, что определены правила идентификации подписанта (ч .5 ст. 22.3 ТК РФ).

Важно! Выпуск электронных подписей на сотрудников оплачивается работодателем. На сотрудников возлагать такую обязанность запрещено. УКЭП физлицам (сотрудникам) выдаются только коммерческими удостоверяющими центрами.

«Такском» является удостоверяющим центром с 2000 года и предлагает широкий выбор электронных подписей, а также — сервис для удалённого выпуска и администрирования работодателем электронных подписей сотрудников.

Какие внутренние документы должен разработать работодатель?

— Во-первых, локальный акт, регулирующий правила перехода и использования КЭДО, а также правила использования ЭП сотрудниками. Требования к такому акту перечислены в ст. 22.2 ТК РФ.

Далее потребуется в письменной форме уведомить всех сотрудников организации о переходе на КЭДО и получить от них письменное заявление с согласием. В случае отказа работодателю придётся продолжить вести кадровый учёт по ним в бумажном виде. Права выбора нет лишь у тех сотрудников, которые трудоустроились впервые после 1 января 2022 года. С ними работодатель может сразу начать вести КЭДО без их согласия (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

А ещё необходимо внести изменения в коллективные договоры и другие локальные акты.

Последний шаг — выбор программного обеспечения. Какие сейчас есть решения на рынке?

— Первый вариант — это использовать государственный портал «Работа в России» (trudvsem.ru). Он бесплатный. При работе с ним сотрудникам достаточно использовать простую ЭП. Нужна лишь подтверждённая учётная запись на «Госуслугах». Функций портала недостаточно для полноценного перехода на КЭДО, и он не подойдёт для организаций с большим штатом сотрудников.

Второй вариант — это разработать собственную информационную систему. Тут сразу отмечу, что это процесс долгий, сложный и потребует немалых финансовых вложений. Необходимо, чтобы ИС отвечала всем правилам подписания, обмена, учёта и хранения электронных кадровых документов. Ошибки в формате или правилах хранения документов грозят штрафами и риском потери важной информации.

Третий вариант — это выбрать готовое решение для КЭДО. Такие предоставляют операторы электронного документооборота, такие как компания «Такском».

Наш сервис «Такском-КЭДО» позволяет быстро настроить юридически значимый обмен электронными документами между сотрудниками и работодателем.

Мы обсуждаем с заказчиком текущие процессы и задачи его бизнеса, предлагаем оптимальный набор модулей и тариф, а также демонстрируем работу сервиса «Такском-КЭДО». Внедряем выбранный заказчиком вариант и обучаем его сотрудников работе в сервисе.

Какова схема работы в вашем сервисе «Такском-КЭДО»?

— На сотрудников оформляются электронные подписи и создаются кабинеты ЭДО. Кадровый специалист формирует документы в сервисе «Такском-КЭДО», отправляет их сотруднику на ознакомление и подпись. Сотрудник, ознакомившись с полученным документом, подписывает его электронной подписью, нажав всего одну кнопку на компьютере или смартфоне. В отделе кадров сразу увидят изменение статуса документа.

Аналогично этой схеме сотрудник сам может отправить заявление в отдел кадров через личный кабинет «Такском-КЭДО».

Каковы перспективы внедрения КЭДО в России? Когда он станет обязательным?

— Пока точной информации по внедрению КЭДО на обязательной основе нет. Но, учитывая темпы внедрения ЭДО, этот может произойти в ближайшее время. Переход на КЭДО сейчас — это шаг на опережение. Мы в «Такском» советуем сделать это в комфортных для бизнеса условиях, а не дожидаться, пока КЭДО станет обязательными и введут штрафы. Внедрить КЭДО — это избавиться от рутинных, съедающих время процессов, оптимизировать работу кадровой службы.