Доверяй, но проверяй: что нужно знать бизнесу о машиночитаемой доверенности

С необходимостью оформления машиночитаемых доверенностей (МЧД) сталкиваются практически все участники электронного документооборота (ЭДО) — от бухгалтеров и кадровиков до представителей крупных корпораций и органов государственной власти.  Кому и в каких случаях требуется МЧД, какие нюансы нужны знать при ее использовании, разбираемся с руководителем офиса компании «Такском» в Екатеринбурге Ольгой Шешуковой.

— МЧД необходима , когда представитель действует от имени доверителя (юрлица или ИП) в электронных сервисах, государственных системах или на коммерческих платформах. Важно учитывать, что машиночитаемая доверенность не нужна:

• единоличному исполнительному органу, действующему от имени организации без доверенности;

• руководителю филиала или обособленного подразделения, сведения о котором внесены в ЕГРЮЛ;

• в случаях, когда речь идет о государственном или муниципальном служащем, уполномоченном выступать в интересах органа власти;

• при работе через авторизованные кабинеты интернет-сервисов, если такая возможность предусмотрена регламентом площадки.

Где применяются МЧД?

Область использования охватывает все сферы электронного взаимодействия как в сегменте B2B (бизнес–бизнес), так и в B2G (бизнес–государство). МЧД необходима в случаях, когда представитель компании или ИП:

• направляет отчетность в ФНС России, ПФР (СФР), Росстат, Росприроднадзор;

• подписывает электронные договоры, акты и счета на государственных и коммерческих площадках;

• участвует в электронных торгах и закупках, в т.ч. по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ;

• направляет заявления через портал «Госуслуги», ЕПГУ, ГИС ЖКХ и иные государственные информационные системы;

• обменивается документами в ЭДО с контрагентами.

Что изменилось в работе с МЧД в ФНС России и Росстате

ФНС России объявила о поддержке формата МЧД 003 при сдаче отчетности наряду с собственным форматом 5.03. Однако до настоящего времени изменения в соответствующие нормативные документы внесены не были. Поэтому на данном этапе операторы ЭДО формат МЧД 003 при работе с ФНС России не поддерживают.

При сдаче отчетности в Росстат МЧД должна быть не только приложена к документу, но и проверена системой в момент подписания. Ошибки при оформлении МЧД (неверный формат, отсутствие КЭП доверителя, несовпадение реквизитов) ведут к отклонению отчетности и штрафам за нарушение сроков.

Какие правила нужно знать при работе с МЧД

Согласно статье 17.5 закона № 63-ФЗ об электронной подписи для оформления МЧД потребуется использование квалифицированной ЭП. 

МЧД формируется в соответствии с формами доверенностей, которые размещаются на официальных сайтах операторами ГИС. Например, ЦБ РФ размещает на своем сайте формы МЧД, выдаваемых участниками финансового рынка, а Федеральная нотариальная палата — формы доверенностей, удостоверяемых нотариусами. 

Если формы МЧД не определены, то применяется форма, размещаемая уполномоченным федеральным органом на портале «Госуслуги».

При этом, согласно упомянутой статье 17.5, ГКО, являющиеся операторами федеральных ГИС, вправе определить дополнительные требования к предоставлению МЧД в электронной форме.

Попытка подготовить одну МЧД «на все случаи жизни» заранее обречена на неудачу. Доверенность, оформленная для одного портала, оказывается недействительной для другого, поскольку не соответствует регламенту конкретной системы.

Как избежать ошибок: рекомендации

Чтобы минимизировать риски сбоев в документообороте, рекомендуем следовать установленным правилам.

Четко определяйте цель использования. Перед созданием МЧД определитесь, где и как она будет использоваться, например, в ФНС России, на портале «Госуслуги», в системе закупок или в ЭДО.

Проверяйте требования площадки. Всегда уточняйте актуальный формат МЧД, требования к способу указания и перечню полномочий, способу подписания и регистрации.

Контролируйте корректность реквизитов. Часто именно ошибки при заполнении, например, в ИНН, СНИЛС, ФИО или даже в формате даты приводят к отклонению доверенности.

Проверяйте МЧД через доступные сервисы. Многие площадки предоставляют API или веб-интерфейс для предварительной проверки доверенности перед отправкой документа.

Платные сервисы «Такском»: расширенные возможности для работы с МЧД

Для эффективной работы с машиночитаемыми доверенностями компания «Такском» предлагает специализированные решения — «Такском-Управление Доверенностями» (ТУД) и «Такском-Управление Сертификатами» (ТУС). Сервисы предоставляют пользователю значительно более широкий функционал по сравнению с базовыми бесплатными инструментами.

Каковы ключевые преимущества решений от «Такском»?

Полный жизненный цикл МЧД. Сервисы охватывают все этапы работы с доверенностями — от формирования и подписания до отзыва. Инструменты автоматизации позволяют эффективно обрабатывать большие объемы документов и минимизировать ручной труд.

Гибкость и масштабируемость. Решения разработаны с учетом потребностей компаний разного масштаба — от малого бизнеса до крупных корпораций. Функциональность может быть адаптирована под конкретные бизнес-процессы.

Интеграционные возможности. Поддерживается интеграция с внешними ИТ-системами, при необходимости возможно выполнение индивидуальных доработок под задачи заказчика.

Одно из важнейших преимуществ платных решений — квалифицированная техническая поддержка. Пользователи получают доступ не только к помощи по настройке и эксплуатации, но и к оперативному консультированию по вопросам применения МЧД.

Платные сервисы будут особенно полезны тем компаниям, для которых важна не только регистрация доверенностей, но и комплексное управление ими, включая интеграцию с внутренними системами.

Читайте также на DK.RU: Удобно, выгодно и безопасно: зачем бизнесу внедрять ЭДО