Где ивент-агентствам брать кадры? Как УрФУ готовит профессионалов событийной индустрии

Нехватка подготовленных специалистов в сфере организации мероприятий негативно влияет на развитие отрасли. В ответ на этот вызов компания Be Brand People Event Agency разработала образовательную дисциплину по ивент-сервису для Уральского федерального университета им. Б. Н. Ельцина.

В публикации DK.RU — о том, как мотивировать студентов к работе в событийной индустрии и о методах построения обучения с учетом актуальных потребностей бизнес-среды.

Фарида Абдрахимова, СЕО Be Brand People Event Agency, автор и спикер курса «Технологии ивент-сервиса»:

Есть дисциплины, которым сложно обучить на уровне теории: нужен прикладной опыт преподавателей-практиков. К этому относится все, что касается рекламы, журналистики, продакшна, ивента. Поэтому мы как кураторы взяли второй курс образовательной программы бакалавриата «Медиакоммуникации и мультимедийные технологии» в Уральском федеральном университете и построили обучение таким образом, чтобы теория дополнялась погружением в особенности организации мероприятий на самых разных уровнях, выездами на площадки и встречами с профильными специалистами.

В рамках программы курса «Технологии ивент-сервиса» рассказали про ключевые аспекты организации событий: работу с площадкой, кейтеринг, техническое обеспечение, безопасность и оформление мероприятий. Мы собрали экспертов отрасли — ивент-продюсеров, топ-менеджеров агентств и представителей компаний, напрямую задействованных в создании событий, чтобы передать студентам действительно применимые знания и дать прочную основу для будущей работы.

Каждую тему курса читал специалист из агентства, посвятивший своему делу более пяти лет, прошедший путь от начинающего до профи. Такое решение вывело обучение на новый уровень.

Часть лекций прочитали эксперты из направлений, задействованных в организации событий. К примеру, на тему «Безопасность мероприятия» были приглашены:

Александр Кашигин, заместитель директора департамента общественных связей мэрии Екатеринбурга, экс-начальник полиции Екатеринбурга, экс-глава отдела по охране общественного порядка;

Иван Лопухов, руководитель частной охранной организации «Стратагема», специализирующейся на обеспечении безопасности массовых мероприятий.

Спикеры поделились многолетним опытом и историями из практики, представили этапы согласований мероприятий с учетом всех нюансов: от нормативно-правовой базы до правил взаимодействия с УМВД.

Александр Кашигин:

— Организатору мероприятий надо знать все: от вопросов безопасности до технического райдера артиста. Важно изучить нормативную базу по всем направлениям. К примеру, вопросы безопасности массовых мероприятий регулируются и постановлением Правительства Свердловской области №333-ПП, и правилами пожарной и воздушной безопасности. При этом с учетом нынешних реалий правила постоянно меняются.

Иван Лопухов:

— Важно, чтобы молодой организатор понимал, что наряду с деньгами, концепцией, программой и прочими атрибутами события, где цена ошибки — финансовые потери, ему доверяют человеческие жизни. И тут на кону уже стоят свобода, здоровье и будущее.

Нам важно было показать участникам курса, какой он — реальный ивент, разрушить стереотипы, продемонстрировать, что организация масштабных событий — это большая ответственность.

Как правило, у гостей любимой частью мероприятия является выступление хедлайнера. Работа с райдерами артистов — это отдельное направление в ивентах, этой связкой часто занимается технический директор. Несмотря на то что его работа часто невидима, вместе с командой он делает так, чтобы исполнителю было комфортно выступать, и это напрямую влияет на качество шоу для зрителей.

Темур Мелиев, основатель и технический директор Showmaker.pro:

— Впервые выступил перед студентами, и для меня это необычный опыт: нечасто лично удается быть на сцене в роли выступающего, обычно мы (технические специалисты), как серые кардиналы, управляем процессом со стороны и незаметны для зрителя.

Организатору мероприятия важно понимать все этапы каждого процесса, потому что все они влияют на финальный результат ивента. Также всестороннее понимание работы подчеркивает вашу экспертность в глазах заказчика.

Все партнеры обращали внимание на важность коммуникации непосредственных специалистов с подрядчиками: это влияет не только на будущую репутацию самого ивентера и агентства, но и на то, какие впечатления останутся у гостей и клиента от партнеров — площадки, кейтеринга, технических специалистов и не только.

Анастасия Савран, руководитель event-направления USTA Hotels:

— В организации ивента нет неважных и незначимых вещей, организатор/менеджер должен знать все процессы от и до. К примеру, от отеля и кейтеринга напрямую зависит удовольствие гостей во время ивента, поэтому эти части организации мероприятия очень существенны.

Один из основных столпов качества события — профессионализм организатора, который координирует все процессы. Когда у студента есть база, то меньше риск ошибок. Так гости останутся под наилучшим впечатлением от мероприятия и от нас как площадки и вновь вернутся к нам.

На качестве ивента отражается то, насколько «бесшовно» выстроена коммуникация «агентство-партнер». Если организатор мероприятия понимает, по каким принципам работает подрядчик, то это помогает реализовывать концепции на высоком уровне и попадать в ожидания заказчиков, делать интересно оформленные и смысловые проекты.

Светлана Царегородцева, руководитель студии декора «BLANKO.pro.DECOR»:

— Когда человек понимает работу со всех сторон процесса — от кейтеринга до оформления, это максимально облегчает весь процесс по созданию ивента.

Больше всего студентам в обучении не хватает реальных историй, в том числе рассказов про материалы, с которыми мы работаем, примеров по расчету реальных проектов. Сейчас я понимаю, что не зря учила в школе физику и черчение, потому что это очень пригождается, когда ты занимаешься оформлением мероприятий.

В рамках курса студенты смогли увидеть площадки, на которых проходят крупные ивенты, — «Екатеринбург-Арену» и МВЦ «Екатеринбург-ЭКСПО» — и прочувствовать, как все работает в реальности. Экскурсии проходили вместе с представителями площадок. На них осмотрели ключевые зоны, обсудили, как можно использовать пространство под разные форматы событий — от расположения сцены до организации зон для гостей, технической логистики и вместимости аудиторий.

Когда студенты выходят за рамки аудиторий на площадки, на которых непосредственно реализуются какие-то проекты, это их вдохновляет. Я сам слышу и вижу это по их глазам, когда они возвращаются с конкретной локации со словами «О, я хотел бы тут работать/делать этот проект», — поделился Алексей Фаюстов, проректор УрФУ по информационной политике, доцент, руководитель образовательной программы «Медиакоммуникации и мультимедийные технологии».

Финалом обучения стала защита проектов, на которой студенты презентовали реальные коммерческие предложения для выбранных организаций. Это мог быть как небольшой местный бренд, так и федеральная компания. Критерии оценки проектов были максимально приближены к требованиям клиентов при защите коммерческих предложений агентствами. Учитывались релевантность креативной концепции целям компании, соответствие сметы рыночным ценам и риск-карты.

Принимали экзамен Фарида Абдрахимова; Наталия Орлова, ивент-директор; Константин Куликов, специалист по безопасности Be Brand People. Они ставили оценки и анализировали сильные и слабые стороны презентации, давали рекомендации по улучшению коммерческого предложения.

На финальных защитах порадовало разнообразие проектов, и то, что некоторые идеи имеют реальную коммерческую основу и могут быть реализованы в жизни, —  поделился мнением Константин Куликов.

Несмотря на все сложности и многообразие информации студенты справились с экзаменом. В проектах они готовили коммерческое предложение с учетом брифа и бизнес-задач клиента (улучшить кросс-коммуникационные связи, анонсировать новый продукт и т.д.), разрабатывали концепции ивентов, подбирали подрядчиков для реализации, составляли финансовый план проекта, риск-карты и не только. Такой результат возможен лишь благодаря привлечению к обучению реальных практиков.

Это нетипичный курс, было приглашено очень много спикеров из разных сфер организации мероприятий, и все они рассказывали не просто теорию, а свой реальный опыт и ошибки, с которыми можно столкнуться. Именно это больше всего мне понравилось в этом обучении, — подвела итог студентка Екатерина Маврина.

Она добавила, что увлекательной была и подготовка итогового проекта: «Это было сложно, долго, но в целом, с учетом того, что нам дали очень много информации, презентаций и материалов, мы постарались учесть все — и получился интересный проект. Сам ивент мне тоже понравился — это очень сложная, кропотливая сфера, в которой важно внимание к деталям».

Могу сказать, что на практике все оказалось тяжелее. Любопытно, как это работает изнутри, интересно послушать профессионалов, очень много нового для себя почерпнули, — добавила студентка Елизавета Бобрицкая.

Какое будущее у образования в ивент-сфере?

Этот вопрос обсудили со спикерами курса, студентами и представителями Уральского федерального университета.

Алексей Фаюстов:

— Для прикладных направлений, таких как «Медиакоммуникации», важно, чтобы любая дисциплина заканчивалась не учебным, а реальным, как мы говорим, производственным проектом. Когда партнеры берут лучшие концепции студентов в частичную или полную реализацию, а перспективных специалистов — на практики, стажировки или приглашают на работу, для меня как руководителя образовательной программы — это победа.

Мы собираемся и дальше развивать практику обучения ивент-сервису в формате реальных кейсов и встреч с экспертами — хотим давать разные взгляды и мнения и, самое главное, делать фокус на проектном формате. Когда студент побывал в умелых руках практика, он получает навыки, которые нельзя приобрести на лекциях.

По итогам курса, дисциплина «Технологии ивент-сервиса» была положительно оценена и студентами, и преподавателями.

Анастасия Першукова, студентка:

— Лично мне этот курс понравился. Составление сметы оказалось серьезнее, чем думала, потому что она должна быть проработанной — от учета работы координаторов до соблюдений правил безопасности, например, дежурства пожарной машины.

В планах в сотрудничестве с Уральским федеральным университетом развивать «Технологии ивент-сервиса» как практико-ориентированную дисциплину на втором году обучения и предлагать как предмет по выбору на старших курсах, чтобы студенты могли углублять знания и навыки по организации мероприятий во время дальнейшего обучения.

Только сотрудничая с вузами напрямую, мы можем менять ситуацию с кадрами. Рассказывать, показывать и погружать в то, как по-настоящему создаются масштабные мероприятия — такую задачу мы ставим перед собой, чтобы в событийную индустрию приходили выпускники, которые понимают сложность и специфику организации ивентов, — заключила Фарида Абдрахимова.

Ранее на DK.RU: Зачем нужна магистратура: как за два года прокачать себя и не потерять мотивацию