БЛОГ: «Инструменты управления собой», — владелец «Корада Консалтинг» Алексей Бояршинов

Блоги DK.RU

Алексей Бояршинов:

Итак, как я уже писал, у меня на этот год стоят мега-амбициозные цели, планов и задач просто гора.

Я уже писал про планы и задачи бизнеса, и мои личные.

Ествественно, кроме крайне интенсивной работы с полной отдачей, необходимо правильно сформированное рабочее пространство вокруг. Я выделил несколько дней, чтобы перебрать-разобрать-собрать те системы, которыми пользуюсь. Чтобы было просто и максимально цельно, и всегда было ясно что и где, и всё было под рукой. Недавно уже спрашивали, как все организовано у меня с технической точки зрения. Вот я собрался с силами, и рассказал.

Задачи

Обзор задач я делаю вечером накануне или утром, пока еду на работу. Определяю что нужно сделать сегодня, чтобы приблизиться к целям. Приоретизация становится простой, когда цели и их декомпозиция по направлениям (и личные, и бизнеса), всегда под рукой. А они под рукой ) Точнее перед глазами  :)


Задачи все (вообще все, деловые, домашние, любые) попадают в одно место, в doit.im. Это строгое правило, как только возникла задача, сразу занести ее туда. Чтобы не было никаких бумажек, блокнотов, или задач в голове. Соответственно в дуит.им я заношу

• запланированные задачи - "давайте созвонимся в начале марта и обсудим", пошла в дуит.им задача с февральской датой. Там же регулярные задачи, типа "забрать из школы" - не потому что я забуду, а чтобы глядя в список задач я примерно понимал сколько их на день, и есть ли вероятность сделать все :)
• задачи по итогам любых встреч, обсуждений, планерок, писем
• задачи, которые я сам себе поставил для достижения своих целей

Направления деятельности я заложил в проектах. Теперь когда я хочу "на четверг накидать задач про тексты", иду в проект "Контент". Удобно.

Итак, намечаю задачи, которые надо обязательно сделать, а те с которых начать - помечаю утром "doit now". В течение дня иду по списку, если возникают внеплановые задачи (где-то произошла авария, требующая моего участия - например внедренческая команда приехала на точку запускаться, а магазина нет :)), такие задачи я тоже заношу и сразу помечаю выполненными. Для того, чтобы анализируя день потом понять, что делалось и на какие задачи время ушло.

Информация/контент

Любая информация, данные, статьи (контент в общем) который пишу я, или статьи, которые я хочу прочитать/внедрить, находятся в Evernote. Работы с контентом сейчас очень много - с одной стороны у меня много задач, связанных с развитием, обучением, так что я вбираю все, что может быть полезно и нужно. С другой стороны - мы и сайт делаем, и рассылки будут в этом году офигенные, и это тоже моя работа. Я довольно долго мучил структуру блокнотов, чтобы она отражала структуру дел.

Сделать так же как в задачах в дуит.им - не вариант. Потому что общая структура планов одна, а разбивка задач и информации при этом должна быть разной (одинаковую пробовал - неудобно и нелогично).

Родилась следующая структура.

Считаю ее удачной потому, что когда нужно закинуть письмо или статью в эверноут, я сразу знаю куда, а когда я ищу что-то, я точно знаю где оно. Не приходится лазить по разным блокнотам, или шерстить один блокнот, в котором все свалено в кучу. Раз мне удобно - значит это оптимально (для меня, конечно)).

Видите, как мало заметок в блокнотах? Пока я реорганизовывал структуру, я его и почистил заодно - удалил пару сотен ненужных, устаревших, не интересных статей.

Хранение файлов

Я пользуюсь дропбоксом (еще и яндекс.диском, но об этом отдельно - он для корпоративного централизованного хранения данных). Тут была ситуация аналогичная эверноуту, я давным-давно с дропбоксом, и постепенно его структура стала нелогичной, файлы по сути относящиемся к одному виду деятельности (маркетингу, например) могли лежать в разных папках и попдпапках. Разных лет, например. Найти что-то стало сложно. Я перетряхнул его тоже - все старье вытащил в архив, и оно теперь не синхронизируется. Разобрал каждую папку, чтобы только то что надо - перенести в новый дропбокс.

В корне дропбокса лежат только:

• ММ с моими целями на 2016 год
• ММ с обзором всех-всех задач Корады, по отделам, по направлениям, на первый квартал и текущий месяц. Каждый месяц копируется и в новой копии вносятся изменения в соответствие с тем, что удалось сделать за месяц.

Есть папка 2016 - в ней все, что относится конкретно к активностям этого года: сайт, ВУС, планерки и встречи, разработка новых продуктов, учет.

Все остальное - по направлениям деятельности. Вложенная иерархия есть, но ее не буду раскрывать, там уже очень много всего.

Оригинал