Что такое диаграмма Ганта и почему однажды она спасет ваш бизнес?

Столбчатая диаграмма Ганта, она же – ленточная диаграмма – прижилась и сегодня используется в самых разных сферах труда.  В чем же ее секрет?

В ХХ веке инженеры всего мира уже признали, что управление предприятием – это наука, где нужно думать и систематизировать. В 1903 году Тейлор выпустил книгу «Цеховой менеджмент», а польский инженер Кароль Адамецкий сделал доклад об аналитических методах планирования производства. Именно Адамецкий предложил изобразить производственный процесс на графике.

С графиками, безусловно, работали и раньше: еще в 1765 году Джозеф Пристли отмечал на столбчатой диаграмме периоды жизни известных личностей, а 31 год спустя Уильям Плейфер представил свой «Коммерческий и политический атлас», где графически были отражены статистические данные. Но это были частные случаи — о системном использовании графика как инструмента пока никто не думал. Адамецкий был первым, кто предложил сделать это в промышленности. Он проанализировал работу прокатного стана и не только отмечал на графике производственные операции, но и фиксировал, сколько времени тратилось на каждую из них. При передаче изделия с одного участка на другой какое-то время неизбежно терялось, за счет этого Адамецкий предложил повысить производительность. Без нового оборудования и больших затрат: нужно было просто убрать временные разрывы и синхронизировать этапы там, где это возможно. Для наглядного изображения этого Адамецкий как раз и использовал столбчатую диаграмму.

Однако польский инженер не опубликовал свою работу на английском, и график называют «диаграммой Ганта». Этот инженер из США привел диаграмму в тот вид, в котором мы знаем ее как производственный инструмент. Впервые он использовал график, чтобы наглядно представлять руководству отчет о проделанной работе. Вот как он описал работу с диаграммой: «пространство, которым представляется на схеме время, должно соответствовать тому объему работ, который должен быть произведен в это время». Иными словами, за единицу измерения работы берется необходимое время, а задачи, которые нужно выполнить, отмечаются на графике.

Диаграмма Ганта сделала производственный процесс наглядным и понятным.

A что сегодня?

Все создатели корпоративных систем – это нынешние последователи Ганта. Именно там используется его диаграмма:  для управления проектами и персоналом. В первом случае она показывает, сколько операций нужно провести в проекте, во втором – сколько задач выполняет работник.

В системах управления компанией диаграмма Ганта выглядит вот так:

Работы или задачи изображаются как полоски. Движение полоски – это ход работ. Красные штрихи – конечные точки. Вертикальная полоса –  сегодняшнее число, она сдвигается каждый день. На вертикальной оси отмечаются задачи, на горизонтальной – время. Группировать задачи можно не только по длительности, но и по таким важным критериям, как оценка, приоритет, плановые трудозатраты (трудозатраты надо предварительно внести в программу).

На графике можно отметить вехи. Это контрольные точки в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.

Диаграмма Ганта – это графическое выражение производственного процесса. Она дает возможность руководителю четко отслеживать, совпадают ли темпы с намеченными сроками. Исполнитель же вправе рассчитывать на бонус и соответствующее отношение к себе, если выполняет работу с опережением сроков.

На диаграмме видна не только длительность задач, но и их взаимосвязь. Если без завершения одной задачи невозможно начать другую, это отмечается на графике, выстраивается полный алгоритм завершения проекта. Еще одна интересная штука, которую можно отследить по диаграмме Ганта – это временные потери. Если первая задача уже неделю как завершилась, а вторая до сих пор не начата, надо выяснить, в чем причина и как ее устранить. Это называется «выстраивать производственную цепочку» и особенно часто хромает в стартапах, организациях с нестабильной структурой, а также при большой текучке и резком росте компании.

Сейчас диаграмма Ганта в теории и практике управления проектами фактически считается стандартом для отображения структуры работ по проекту. Диаграмма не формирует зубодробительных отчетов по 70 показателям, но это и не нужно. Самая важная ее функция – это достоверный учет рабочего времени. Его видит и руководитель, и исполнитель. Благодаря своей простоте диаграмма Ганта отражает факты без путаницы, искажений и подтасовок. И фиксирует точные данные о рабочем времени: его распределении, затратах, потерях и о том, на что из них обратить внимание для максимальной эффективности.

По материалам http://www.cossa.ru