«Если штатный бухгалтер говорит «все будет хорошо» — хорошо точно не будет»

Историй о том, как штатный бухгалтер «кинул» компанию, тысячи. Не всегда это бывает по злому умыслу: порой работнику просто не хватает знаний — слишком быстро меняются современные реалии, надзорные органы устанавливают новые правила. Успеть за этим специалисту, который отвечает и за налоги, и за зарплаты, и за кадровый учет, сложно. В таких ситуациях перед руководством предприятия встает вопрос: нанять нового специалиста в штат или отдать учет аутсорсерам. DK.RU поговорил с компаниями, которые столкнулись с такой ситуацией, разобрал их кейсы и выслушал мнение самих аутсорсеров — «Аутсорс-бюро Лефтеровой» и АБК «Счетовод».

Кейс №1. «Ошибки в учете — лишь часть айсберга. Штатники не видели, что мы можем быть эффективнее»

Сергей Дик

директор ООО «Макстори»

Наша компания производит продукты питания уже более 12 лет. И семь из них все бухгалтерские операции для нас ведет аутсорсер. Впервые мы обратились в компанию «Счетовод» в 2012 году — мне стало понятно, что штатные сотрудники ведут бухучет с нарушениями. «Счетовод» провел проверку и подтвердил опасения. Но это — лишь часть того, что аутсорсеры сделали для нас. Уже на начальном этапе общения со специалистами «Счетовода» выяснилось, что в нашей компании также присутствуют высокие налоговые риски и неэффективна структура компании.

В результате сотрудничества с аутсорсерами в компании «Макстори» не только восстановили и наладили бухучет, но также выстроили грамотную структуру предприятия, поставили управленческий учет, устранили налоговые риски. После такого аудита выручка выросла в три раза, доходность бизнеса также значительно увеличилась.

О похожей ситуации рассказали и в «Уральской станкопромышленной компании».

Евгений Макаров

директор ООО «Уральская станкопромышленная компания»

Компания «Счетовод» провела аудит, во время которого выяснилось, что мы не в полной мере использовали налоговые резервы. После аудита, конечно же, мы пришли на обслуживание в «Счетовод». Сейчас эта компания оказывает аудиторское сопровождение (консультации, участие в переговорах, ежемесячный надзор за ведением бухгалтерского и налогового учета). Мы растем, стали более уверенны на рынке, получаем государственные заказы и продолжаем наше сотрудничество с АБК «Счетовод».

В самом «Счетоводе» уверены, что аутсорсинговой компании проще следить за изменениями во всех областях учета, которые происходят постоянно. Тем более, штат аутсорсера, как правило, включает специалистов разных отраслей — это и бухгалтеры, специализирующиеся на разных финансовых отраслях, и юристы, и аудиторы.

Юлия Мазеина

директор АБК «Счетовод»

Если раньше задачей бухгалтеров было только свести дебет с кредитом и правильно посчитать налоги предприятия, то сейчас планка требований к специалистам в области финансов постоянно повышается. Знания в сфере налогообложения, бухгалтерии и аудита обновляются даже не ежегодно, а ежедневно. В современном мире бухгалтеры и аудиторы должны уметь не только считать, но и стратегически мыслить, а также обладать компетенциями, необходимыми для роста и конкурентоспособности бизнеса. Для этого нужно постоянно обучаться.

В последнее время замечаем, что основной проблемой, влияющей на эффективность бизнеса, становится отсутствие на предприятии вменяемого управленческого учёта: руководитель принимает решения не на основании точных цифр, а на основании своих предположений. В результате оказывается, что эффективность действий совсем не та, на которую рассчитывали, прибыли нет, а зачастую случаются и убытки.

Однако решение о том, отдавать бухучет полностью аусорсинговой компании или оставить в штате специалистов, отдавая на сторону лишь часть услуг, — руководитель должен принять только после тщательного просчета каждого варианта.

Если у вас небольшая компания, выгоднее отдать ведение бухучета на аутсорсинг. Просто сравните: обслуживание микробизнеса стоит от 5500 руб./мес., а оклад бухгалтера в штате редко составляет менее 35000 руб. в месяц. К этой цифре надо приплюсовать зарплатные налоги. Но если же ваше предприятие относится к малому бизнесу, который движется в сторону среднего, то, конечно, нужно делать расчеты, — полагает Юлия Мазеина.

В расчет нужно принимать не только деньги — такой совет дает директор АБК «Счетовод». 

Не забывайте, что в аутсорсинговой компании со штатом 45 человек, куда входят бухгалтеры, юристы, аудиторы, финансисты, объективно гораздо больше знаний и опыта, чем у штата бухгалтеров из 3-4 человек. Аутсорсинговая компания не ходит в отпуск, больничный и декрет. Сотрудники всегда взаимозаменяемы. И обычно компании страхуют свою ответственность на приличные суммы. Например, ответственность АБК «Счетовод» застрахована на 11 млн руб., — рассказывает Юлия Мазеина.

Кейс №2. «Сыпала профессиональными терминами, в итоге — арест счетов на полмиллиона»

В марте 2018 г. налоговая инспекция выставила компании N (попросили не указывать название — прим. ред.), недоимку по налогу на прибыль и пени, сняв со счетов свыше 450 тыс. руб. Компания работает с вфере ЖКХ — управляет жилым домом, оборот — 17 млн руб. в год.  Штатный бухгалтер заверил, что «все будет хорошо», однако такой ответ руководителя не удовлетворил.

Директор компании

 

Бухгалтера мы наняли за полгода до случившегося. Девушка-кандидат уверенно вела себя при отборе, сыпала терминами и всячески демонстрировала профессионализм. Месяца три все было в порядке, а затем стали приходить требования и блокировки незначительных сумм. Бухгалтер говорила «все будет хорошо, я разберусь», и работа продолжалась. Пока наши счета не облегчили на полмиллиона рублей.
Тогда мы решили обратиться в аутсорсинговую компанию. Выбор пал на «Аутсорс-Бюро Лефтеровой».

Экспресс-аудит выявил абсолютную профнепригодность штатного бухгалтера.

Во-первых, она перепутала систему налогообложения и начислила 6% налогов на все поступления денежных средств на счета, в то время как налог компании должен был рассчитываться по системе «доходы минус расходы».

Во-вторых, дебиторская задолженность и документооборот с контрагентами просто были отпущены в «свободное плавание», кадровый учет не велся, бухгалтерских программ было две, в какой из них достоверные сведения — непонятно.

По ходу проверки аутсорсеры выявили и другие ошибки, касающиеся технического ведения учета.

Ошибки бухгалтера в итоге обошлись нам в кругленькую сумму: деньги были сняты со счетов и выведены из оборота — болезненный удар по финансам. Потратили деньги также на то, чтобы оплатить аутсорсинговой компании восстановление учета и базы данных 1С, но об этом жалеть не приходится: специалисты «АБ Лефтеровой» не только привели в порядок базу данных, но и помогли вернуть излишне начисленные суммы налогов, отладить бизнес-процессы в компании, — рассказывает топ-менеджер.

В итоге управляющая компания на своем опыте выявила плюсы работы с аутсорсером.

Изначально были сомнения в необходимости сотрудничества с аутсорсингом: все-таки штатный бухгалтер всегда под боком, аутсорсер же работает дистанционно, как все контролировать, как проверять документы? Оказалось, что наличие в офисе штатного бухгалтера — всего лишь иллюзия надежности, которая стоит очень дорого, — такой вывод сделали в компании.

Елена Лефтерова

директор и собственник компании «Аутсорс-Бюро Лефтеровой»

Ситуация для нас не новая. Практически 9 из 10 новых клиентов приходят к нам, обжигаясь на ошибках штатного бухгалтера, реже —- некачественного аутсорсинга. Если несколько лет назад с этим можно было смириться и попытаться войти в ту же реку второй раз, то сегодня ФНС усиливает контроль за налогоплательщиками. Автоматизация и тотальный контроль ведут к росту стоимости ошибок, требуют постоянного роста квалификации бухгалтера. У штатных специалистов, как правило, такой возможности нет. Зачастую и необходимость расти профессионально не ощущается до первого «грома».

Три мифа об аутсорсинге бухгалтерских услуг, которые легко опровергнуть

1. Штатный бухгалтер — свой человек, надежный, он всегда под рукой

Штатный бухгалтер — в большинстве случаев мина замедленного действия. Ситуация меняется так быстро, что специалисты, варясь в «собственном соку» одной компании, просто не успевают за нововведениями. Отсюда ошибки, отсюда рост рисков. При этом людей с корочками бухгалтера на рынке хватает, многие согласны на невысокую зарплату. В итоге небольшие предприятия, у которых есть необходимость в экономии, нанимают таких псевдоспециалистов — и теряют намного больше.

Что касается аргумента «всегда под рукой» — существующие сегодня технологии позволяют вести бухучет, даже если компания находится в другом регионе: телефон, видеосвязь, мессенджеры — в помощь, — комментирует директор «АБ Лефтеровой».

2. Экономия на аутсорсинге — это неочевидно, не окупает рисков

Практически все аутсорсеры сегодня прописывают в договоре свою ответственность за ошибки при ведении учета: убытки, если они случатся, можно потребовать через суд.

Со штатного бухгалтера в такой ситуации вы, согласно ТК, ничего не возьмете — только уволить можно, да и то не без сложностей, — поясняет Елена Лефтерова.

3. В налогообложении меняются только ставки налогов и появляются новые налоги, значит, нужно просто следить за новостями

Изменяется не только законодательство в сфере налогов. Усиливается контроль, растет доля автоматизированных процессов, и, соответственно, количество сбоев, меняются алгоритмы работы с ИФНС и с их ошибками. Налоговики начинают применять не работавшие до сих пор нормы, принятые 5-10-15 лет назад. Все это штатный бухгалтер может забыть, пропустить или вовсе не знать.

Преимущество специалистов аутсорсинга в том, что они работают сразу со многими компаниями, многократно ускоряя накопление опыта. Есть возможность подключить к проблеме коллегу или всю команду. Аутсорсинг не ходит в отпуск, не болеет, не увольняется без предупреждения — договор обеспечивает непрерывность процессов. Отлично, что все больше руководителей понимают преимущества аутсорсинга, — резюмирует Елена.