«Я не заставляю ее стирать белье». Что можно доверить личному помощнику — Иван Зубарев

Иван Зубарев, глава аварийно-сантехнической службы «Труба Дело»:

 

— У многих собственников и топ-менеджеров есть проблема: как все успеть. Самое очевидное решение — взять в команду личного помощника. Не секретаря, который отвечает на звонки и встречает клиентов и партнеров в офисе, не офис-менеджера, занятого снабжением офиса и управляющего обслуживающим персоналом, а человека, который наделен еще большими компетенциями.  

По опыту знаю: найти помощника непросто и не быстро — нужно провести много собеседований. Но мне везло: обычно помощницы меня сами находили. 

 

За долгие годы у меня работало несколько помощниц — трое справлялись с обязанностями отлично, но, проработав по 1,5-2 года, стабильно уходили в декрет. В перерывах между ними я пытался найти других, нанимал еще троих-четверых, но разочаровывался — они оказывались куда менее профессиональными. Все познается в сравнении… К тому же очень важно сойтись ценностями, характерами, а это не всегда получалось. Сейчас у меня работает личная помощница Наталья, которой я очень доволен. 

 

 

В первую очередь цель ее работы — усилить и повысить эффективность деятельности босса, сделать мою жизнь проще и удобнее. Чтобы у руководителя было хорошее настроение и он желал трудиться, чтобы вокруг была рабочая атмосфера. 

Если утром я вижу улыбку, а у меня на столе стоит стакан воды и еще какой-то сюрприз, это здорово заряжает на весь день. И наоборот: если помощница не выполняет порученные задачи, день может пойти наперекосяк.   

 

Одна из основных функций моей помощницы — расписание. Она ежедневно, ежеминутно контролирует календарь и курирует встречи. Не только сообщает, где и в какое время будет то или иное событие, а отвечает за своевременную доставку меня в пункт назначения, за предоставление максимально полной информации о мероприятии, временных рамках и участниках. Многие встречи моя помощница уполномочена назначать самостоятельно, в таком случае ее задача — договориться с людьми об удобном для всех времени. А после проконтролировать, чтобы встреча своевременно началась и завершилась. Встречи важно заканчивать вовремя — чтобы везде успевать.   

 

Также помощница заботится о месте встречи, бронирует столик. Коммуникация с Натальей у меня происходит с помощью мессенджеров — в основном, отправляю ей короткие аудиозаписи. На встречах помощница тоже присутствует — фиксирует договоренности и ключевые моменты. Кроме того, на ней контроль офиса. У меня не всегда есть время для ручного контроля поручений сотрудникам, ее задача — держать руку на пульсе, следить, чтобы распоряжения выполнялись.

 

Плюс взаимодействие с бухгалтерией, работа с финансами, приобретение представительских и корпоративных подарков, комплименты клиентам, представление интересов в налоговых органах и банках, прием входящей и исходящей корреспонденции, регистрация в реестре и распределение. Также в нашей компании проводятся собрания, по ходу которых нужно вести протокол, фиксировать задачи и сроки выполнения. Очень важно, чтобы в офисе все работало и функционировало — это прямое взаимодействие с обслуживающими компаниями. Это тоже все на помощнице. 

 

При этом ее задачи не всегда касаются рабочих процессов, важные поручения могут быть разными: от химчистки до бронирования билетов. Записать меня на различные уходовые процедуры, купить продукты — чтобы я перекусил на работе, контактировать с уборщицей, поддерживающей чистоту в моей квартире, решать возникающие вопросы, оплачивать счета. Плюс прийти полить цветы, когда я в отпуске, купить подарки моим племянницам, встретиться с моими друзьями — передать или забрать какие-то вещи. 

Но дело совсем не в списке задач. Главное — понимание у помощницы: она может освободить меня от части работы, если способна с ней справиться. А я займусь чем-то более важным или отдохну. Это невозможно без уважения к боссу — если она не захочет помочь сделать твою жизнь легче, ты получишь только выполнение инструкций, а предвосхищение задач, заботу — нет. Поэтому нужно быть достойным такого отношения к себе. 

 

Колонка написана специально для DK.RU