Как перевести офис на удаленку без потерь в качестве. ЛАЙФХАК

Все больше компаний в России переходят на удаленную работу. Как сделать так, чтобы команда оставалась эффективной в онлайн-режиме? VC.RU перечисляет лайфхаки, которые точно могут пригодиться. DK.RU выбрал главное.

Первая волна

Прежде всего на дистанционную работу стоит перевести тех, кто относится к группе риска: люди старше 60 лет, пациенты с онкологическими и другими хроническими заболеваниями (сахарным диабетом, бронхиальной астмой, ишемической болезнью сердца, ВИЧ, гепатит и пр.), лица, перенесшие в течение последних 6 месяцев тяжелые легочные или вирусные заболевания.

Также работать из дома стоит позволить сотрудникам с повышенными социальными обязательствами в семье. Это те, кто воспитывает ребенка, обеспечивает пожилых или недееспособных родственников. У таких людей «выход из строя» на две-три недели может оказаться критическим для близких не только из-за угрозы передачи вируса.

Дежурный отряд

Перевод всех бизнес-процессов в онлайн сложно спланировать и осуществить одним днем. Поэтому стоит сформировать дежурный отряд, который продолжит работать в офисе, пока коллеги будут дома тестировать удаленный режим.

Лайфхаки по эффективности

Синхронизация

Договоритесь о ритме синхронизации. Когда вы сидите с коллегами в одной комнате, вы легко можете записать общий список задач на стену, быстро обсудить проблему или задать вопрос. При переходе в online ваша близость рассыпается. Запустите ритуал синхронизации команды в течение дня и недели. Например, это могут быть общие созвоны раз в неделю и текстовая перекличка в чате утром и вечером каждый день.

Настройте фоновую синхронизацию. Пока вы все физически вместе, вы параллельно с работой делитесь новостями, шутками, сплетнями и прочим фоновым шумом. Вам никто не говорил, но это тоже часть работы. Настройте для команды чатик с оффтопами или группу в discord.

Зафиксируйте общее окно доступности. В удаленном режиме вы не просто работаете из дома, отеля или еще какого-то места, отличного от вашего офиса. Режим каждого сотрудника приобретает еще больше индивидуальных зависимостей: кто-то теперь встает в 11, потому что засыпает в 2, кому-то днем надо позаниматься с ребенком, у кого-то сдвигается часовой пояс. Это нормально: просто договоритесь внутри команды о минимально необходимом общем пересечении календарей, когда все доступны online.

Выделите слоты в своем календаре для других. Дистанционный режим работы легко скатывается в асинхронный. Здесь самое сложное — добиться своевременной реакции коллег на ваши запросы, а их возможность в любой момент стукнуться в чате, быстро начнет вас раздражать. Договоритесь о слоте в своем календаре, внутри которого любой коллега может запросить вашего фокусного внимания.

Контроль над временем и задачами

Управляйте своим расписанием. Дистанционный режим создает ложное ощущение свободы и отсутствия контроля. Всем все равно, сидите вы в пижаме или в костюме. У вас появляется больше гибкости и новые отвлекающие факторы. Поэтому особенно важно выработать для себя новый рабочий график. Получится не сразу: начните с фиксации слотов на перерывы, ведите в блокнотике учет отвлекающих факторов и своих временных затрат. Через несколько дней оптимизации вы войдете в комфортный ритм.

Контролируйте крайности. При работе в удаленном режиме можно уйти в одну из двух крайностей: если у вас нет задач, то вы ничего не делаете; а если задача вас увлекла, то вы забываете отдыхать и теряете счет времени. Чтобы избежать первого, обсудите с командой, какие у вас есть фоновые несрочные задачи, которые можно делать в любой момент: например, разобрать архив, причесать презентации, поправить тексты на сайте или узнать, как дела у партнеров. Чтобы избежать второго: доверьтесь своему календарю – в нем уже должно быть записано время, когда вы не работаете.

Рабочее место

Выделите рабочее пространство. Дома можно работать из кресла, из кровати, из ванны, на подоконнике, на балконе и даже на иголках акупунктуры. Но чтобы работать продуктивно, найдите или оформите одно место, которое будет вам комфортно и станет для вас привычным рабочим пространством.

Эффективность коммуникаций

Сжимайте время встреч. Часто кажется, что созвонившись, мы договоримся быстрее, чем переписываясь в чатике. Но потом оказывается, что плановое обсуждение на 10 минут занимает полчаса: сначала вы всех ждали, потом у кого-то пропал звук, потом у кого-то на фоне лает песик, потом вы заодно обсуждаете что-то еще. Делите плановое время таких встреч на два — и вместо блокера на 30 минут, кидайте встречу на 15. На короткую встречу меньше хочется опаздывать, а обсуждение получается более сфокусированным. Если звонок выходит за плановое время, лучше вынести оставшиеся вопросы в отдельное обсуждение и назначить новую встречу.

В online вы никогда не знаете, что делают ваши коллеги, ожидая своей очереди в повестке. Бич каждой такой встречи: «Ой, повторите вопрос, связь пропала». Лучше разбить большую встречу на несколько маленьких узким составом, после чего прислать всем общее резюме.

Подводите итоги дня. В отличие от физического офиса, в дистанционном режиме вы теряете ощущение сборки ситуации. Поэтому важно намеренно уделять свое время подведению промежуточных итогов: просмотрите список выполненных задач, выпишите ключевые находки и провалы удаленного режима за день, продумайте основные задачи на следующий день.

Переход в цифру

Расставьте маяки. Online-режим упрощает «мгновенную» коммуникацию: нет ничего проще, чем написать коллеге в чатик и ждать сиюминутного ответа. А если ответа нет, написать еще раз. Дзынь. «Я же вижу, что ты прочитала». Дзынь. Дистанционный режим прячет от коллег вашу занятость и погруженность в поток: то, что вживую легко заметить, в интернете легко проигнорировать. Поэтому важно управлять своим статусом загруженности и доступности для диалога: от свободных слотов в календаре до статуса в чате. Во многих мессенджерах в настройках приватности вы можете указать, показывать ли статус прочтения и присутствия.