Штат или аутсорсинг: как екатеринбургские бизнесмены оптимизируют затраты на ИТ
Заказчики стремятся экономить на ИТ-услугах вне зависимости от масштаба бизнеса. С ухудшением внешних условий встает вопрос, что эффективнее: собственный отдел или отдавать ИТ-проекты на аутсорсинг.
Заказчики стремятся экономить на ИТ-услугах вне зависимости от масштаба бизнеса. С ухудшением внешних условий встает вопрос, что эффективнее: держать собственное ИТ-подразделение или отдавать ИТ-проекты на аутсорсинг. DK.RU расспросил о плюсах и минусах каждого решения собственников бизнеса, управленцев и участников ИТ-рынка.
Развитая ИТ-инфраструктура стала для представителей целого ряда рынков конкурентным преимуществом. Это касается бизнеса любого масштаба. Разработчики отмечают стабильный спрос на внедрение систем управления и автоматизации, защиту данных, интеграцию технологических сервисов, решающих проблемы отчетности и обеспечивающих работу call-центров. Среди наиболее популярных готовых решений, которыми интересуется бизнес, — облачные сервисы на аутсорсинге, такие, как почта и резервное копирование данных. Из новых трендов — управление мобильными устройствами на предприятии, когда сотрудникам необходим безопасный доступ к корпоративной почте на своих смартфонах и планшетах. Предприятия сферы услуг внедряют сервисы для клиентской оценки своей работы. И в целом не осталось практически ни одной отрасли, которая не была бы вовлечена в электронный документооборот.
Облако стало доступнее
Эксперты отмечают особенный рост рынка облачных технологий, к которому в силу доступности проявляют интерес все, начиная со стартапов. Денис Кусков, руководитель ИАА TelecomDaily:
«В сентябре этого года мы провели исследование спроса на облачные услуги среди российских компаний малого и среднего бизнеса, а также влияния новых ИТ-инструментов на эффективность бизнеса. Выявили спрос на облачные сервисы: в Екатеринбурге почти половина опрошенных компаний (44,9%) заинтересована в подобных услугах. Причем 14% из них планируют использовать их в ближайшее время, а 12,1% — в ближайший год. Прежде всего эти показатели объясняются тем, что компании испытывают серьезные трудности с ИТ: 56% регулярно сталкиваются с отказами ИТ-систем, в том числе из-за разрозненности ИТ-инфраструктуры и недостатка квалифицированных специалистов, а 21,5% — с потерей данных. Наибольшим спросом среди платных офисных сервисов пользуются сервисы хостеров на основе решений Microsoft, Microsoft Office 365 и Google Apps для бизнеса».
Антон Гостев, директор макрорегиона Урал Microsoft в России, согласен: рынок облачных технологий развивается семимильными шагами. Он приводит данные IDC, согласно которым в 2013 г. рынок вырос на 70% — до $350 млн.
«Это много. Но эксперты прогнозируют, что в ближайшие несколько лет эта сфера продолжит быстрый рост — в диапазоне около 27% в год. Такие прогнозы совсем не удивительны, так как облачные технологии позволяют небольшим компаниям использовать то, что ранее было доступно только для крупных и богатых корпораций».
Г-н Гостев уточняет, что поставщики достаточно гибки, чтобы создавать облачные решения разного масштаба — частные облака и гибридные решения:
«В первом случае часть данных, например персональные, находится на серверах заказчика, во втором — частично на локальных серверах, а частью — в облаке».
Между тем собственники и управленцы компаний, не связанных с разработкой, рано или поздно решают, отдавать ли ИТ-обслуживание на аутсорсинг. Сторонники этого подхода считают, что таким обслуживанием должны заниматься профессионалы — подрядчик отвечает за результат. Другие убеждены, что ответственно и качественно вести работу могут только разработчики, находящиеся в штате компании.
Кликните для увеличения
ИТ-директор завода строительных смесей BROZEX Артем Варданян отмечает: выбирать компанию для аутсорсинга так же непросто, как и подбирать штат. Здесь смешанный подход: отдельные ИТ-сервисы, которыми пользуются сотрудники компании, находятся на аутсорсе, но основной массив задач, поддержку серверов, работу 1С обеспечивает ИТ-отдел. Г-н Варданян объясняет: перед ним стоит задача, помимо ежедневной загрузки по обслуживанию серверов и ИТ-инфраструктуры, дорабатывать системы под задачи бизнеса.
«Опыт показал, что штатные сотрудники могут быстрее отреагировать на экстренную ситуацию, чем аутсорсинг», — говорит он.
Похожей позиции придерживается финансовый директор ГК «Трест СКМ» Наталья Пасечная:
«Нам как крупной компании важно развивать собственный отдел разработки, так как нужна сильная система товарного учета и важно, чтобы наша ИТ-инфраструктура развивалась синхронно с бизнесом. Наши айтишники обеспечивают поддержку информационных систем, каналы связи между магазинами, работу кассового оборудования и т. д. Прежде мы отдавали часть этих функций на аутсорсинг, но отказались от этого — дорого. В новых экономических условиях важна каждая статья расходов».
Г-жа Пасечная уточняет, что есть и другая причина, чтобы держать свое ИТ-подразделение, — безопасность:
«Подрядчик обладает ключевыми настройками системы и уникальными знаниями о доработках. Это ставит заказчика в определенную зависимость от него. В какой-то момент подрядчик может завышать цены. Сможете ли вы без ущерба для бизнеса сменить его?».
Компания «Репропарк», существующая более десяти лет и закрывающая своей продукцией более 50% рынка флексоформ, получила большой опыт работы с ИТ на аутсорсе, но сегодня выбрала модель развития собственного ИТ-подразделения.
Кирилл Новиков, директор «Репропарк-Урал», рассказывает, что с ростом объемов бизнеса внешний подрядчик перестал справляться с задачами.
«Мы получали больше проблем, чем плюсов, — поясняет г-н Новиков. — В частности, столкнулись с тем, что между специалистами, которые с нами работали, отсутствовала преемственность в передаче знаний, в итоге на решения уходило много времени. Нам важны безотказность и бесперебойность систем. Остановка серверов приводит к остановке производства. Мы не можем себе позволить ждать несколько часов, пока специалист пытается удаленно решить проблему с нуля».
По его словам, в определенный момент затраты на аутсорсинг и рабочее место для своего программиста сравнялись на 35 тыс. руб., и компания сделала выбор в пользу наемного сотрудника.
«Ценник затрат постоянно растет вместе с объемом поставленных задач», — добавляет он.
В Екатеринбурге есть примеры, когда несколько предприятий финансово
промышленных групп объединяли свои ресурсы и создавали отдельное предприятие, которое занималось автоматизацией процессов. Примерно по такой схеме действует банк «Кольцо Урала».
«Мы используем информационные сервисы сторонних организаций, но не в той мере, чтобы говорить о комплексном аутсорсинге ИТ-систем, — комментирует начальник департамента ИТ банка Сергей Вайн. — Мы в большой степени уже реализовали внутренний аутсорсинг для филиалов и отделений, которые используют сервисы, предоставляемые им головным офисом».
Рассуждая о том, собирается ли банк оптимизировать расходы на ИТ в связи с новыми экономическими условиями, г-н Вайн отвечает, что внутренний аутсорсинг и централизация информационных систем — это уже способ оптимизации бизнеса.
Кликните для увеличения
Встречаются и уникальные случаи, когда компания, не относящаяся к сфере ИТ, выпускает высокотехнологичное решение, которое начинает жить своей жизнью. Наиболее яркий пример — система бронирования, разработанная ИТ-подразделением компании «РоссТур».
Эта система широко используется турагентами: они работают из личного кабинета, интегрированного с пулом сервисов «РоссТура» («Авиабилеты Online», «Отели Online») и с конструктором «отель+перелет». Личный кабинет является своего рода CRM-системой, которая позволяет работать с клиентской базой. Генеральный директор компании «РоссТур» Александр Недополз так объясняет отсутствие своего интереса к ИТ-аутсорсерам:
«Ни на момент открытия компании, ни на сегодня нет ни одного готового ИТ-продукта, который бы соответствовал нашим требованиям. Пока еще ни одна компания, производящая софт для агентского рынка, не готова предложить агентам аналог, по уровню сопоставимый с ИТ-решениями центров бронирования».
По мнению г-на Недополза, именно вовлеченность в общую ситуацию на рынке дает внутреннему ИТ-подразделению конкурентное преимущество перед внешними разработчиками, которые занимаются сервисами для бизнеса.
Какова цена доверия
По оценкам участников опроса DK.RU, содержать штат программистов зачастую дороже, чем отдавать ИТ-услуги на аутсорсинг, но управленцы сознательно идут на такое решение. Впрочем, модель ведения бизнеса с развитием своего ИТ-отдела не универсальна и целесообразна далеко не для всех. Руководитель управления информационных технологий компании «СКБ Контур» Михаил Тюкляев считает, что делать ставку на собственное подразделение логичнее крупным организациям, где ИТ — это средство производства. В пример он приводит банки и телекоммуникационные компании.
«Для небольших и средних организаций, где ИТ не является основой деятельности, а лишь помогает решать определенные задачи, выгоднее использовать готовые решения и аутсорсинг для их обслуживания», — поясняет г-н Тюкляев. «Выгодно» в данном контексте — ключевое слово, потому что если ИТ-инфраструктуру поддерживают профессионалы, это требует соответствующего уровня зарплаты, постоянного обучения и, в конечном счете, влияет на общий уровень трат владельца бизнеса.
Руководитель стратегического направления электронного документооборота «СКБ Контура» Эдуард Шифман отмечает высокий спрос на системы электронного документооборота. По прогнозам компании, число документов, которые передаются через ее соответствующий продукт, в 2014 г. вырастет в 4-5 раз по сравнению с 2013-м.
«При заключении договора с клиентом часто встает вопрос, как произвести интеграцию системы: привлечь вендора или обойтись своими силами. Все зависит от культуры компании и финансовых возможностей, — считает г-н Шифман. — Главное — слушать советы опытных людей. Я бы сказал, что не стоит бояться прибегать к помощи вендора. Мы заинтересованы в том, чтобы наши клиенты могли стабильно пользоваться системой».
Руководитель отдела проектов компании «Астерит» Михаил Пузин поддерживает позицию коллег: самостоятельное сопровождение всех ИТ-процессов в компании — вариант далеко не для всех: сроки проектов часто затягиваются из-за недостатка опыта.
«А если вопрос касается защиты информации, система не может быть внедрена неполноценно, не до конца, — добавляет г-н Пузин. — Существует и кадровая проблема. У нас есть клиенты с достаточно крупными бизнесами в небольших областных городах. Найти ИТ-специалиста нужной компетенции в своем городе они не могут».
В таком случае, считает Михаил Пузин, затраты могут быть сопоставимы — нанимать фрилансера или отдать задачу на аутсорсинг.
Президент ГК «Пенетрон-Россия» Игорь Черноголов считает, что не стоит преувеличивать значение ИТ:
«Это не панацея. Вкладываться в ИТ имеет смысл в компаниях, структуры которых крайне сложны, когда есть огромный ассортимент, огромное количество клиентов и большой штат сотрудников. Это лишь один из инструментов».
В компании «Пенетрон-Россия» часть ИТ-сервисов обслуживается на аутсорсинге, например продвижение и оптимизация корпоративного сайта, а немногое остальное остается собственному ИТ-отделу. По утверждению г-на Черноголова, этого вполне достаточно.
Бизнесу удобно использовать готовые решения разработчиков, доверяя подрядчикам их сопровождение. Например автоматизацию отчетности, телефонию, бухгалтерию — все, где на разработку своего кейса могут уйти тысячи человеко-часов. Управляющий партнер юридического агентства «ЮС КОГЕНС» Светлана Корабель:
«ИТ-сервисы стали для нас одним из основных инструментов в работе — это программы «Консультант», «Юрист», «Контур Фокус», 1С и многие другие, — рассказывает г-жа Корабель. — Да, они стоят денег, но и делают нашу работу более эффективной».
Сопровождение ИТ-процессов и поддержку софта юридическое агентство доверяет сторонним структурам. Светлана Корабель отмечает, что для подобного бизнеса такая модель взаимоотношений более выгодна, чем прием в штат программиста, и оценивает стоимость сопровождения в 30 тыс. руб. (без учета доступа к правовым сервисам), сумма закладывается поквартально.
С точки зрения разработчиков ИТ-решений, один из важных вопросов — доказать заказчику, что он потратит деньги не зря. Директор по развитию компании Giftoman Алексей Костарев приводит в пример заведения общепита:
«Мы предлагаем им ИТ-систему управления выручкой, которая помогает формировать лояльность посетителей и поощряет персонал, если он работал с клиентом, пришедшим в заведение повторно. Без информационных технологий замкнуть эту цепочку было бы невозможно».
По его словам, в период, когда все стараются экономить, на первый план выходит наглядность: если рестораторы видят рост доходов на 20-30% за 1-2 недели, это заставляет их задуматься о применении ИТ-решения.
Заказчики не хотят мириться и с рисками: кто будет хранить настройки и как защитить компанию от утечки информации, если ИТ-обслуживание передано вовне? Один из главных страхов управленцев — потерять контроль над бизнесом в случае ошибок или трудностей во взаимоотношении с подрядчиком. Г-н Пузин напоминает, что аутсорсер должен финансово отвечать за утечки данных, а для компаний с историей это еще и вопрос репутации.
«Скорее есть риски потерять информацию из-за действий сотрудников компании, — считает Михаил Пузин. — Люди приходят и уходят, внутренний администратор может скрыть ключи и настройки. Аутсорсер подписывает соглашение о неразглашении внутренней информации. Можете ли вы требовать того же от своих сотрудников?».
Управляющий партнер юридической компании «Legal Jazz», руководитель практики права и ИТ Роман Фадеев рекомендует управленцам придерживаться простых рекомендаций, которые помогут защитить конфиденциальность данных как в случае работы со своей ИТ-службой, так и с подрядчиком. Обычные положения о конфиденциальности в договоре оказания услуг, подряда или трудовом договоре, скорее всего, не дадут результата, уверен он. Более эффективна защита интеллектуальной собственности в компании (контента, баз данных, ПО) и правильно написанные должностные инструкции.
«Рекомендуется нанимать сотрудника или подрядчика, не связанного с другими сотрудниками и подрядчиками в сфере ИТ. Ну а организационные меры доступны для реализации собственными силами», — отмечает г-н Фадеев.
Еще одна проблема — риски, связанные с закреплением прав на интеллектуальную собственность, такую, как ПО, сайт, его дизайн или контент. Неправильное оформление документов часто оборачивается убытками. Роман Фадеев рассказывает, что в правовой практике часто сталкивается с типовым сценарием: компания использует объект интеллектуальной собственности в полной уверенности, что он принадлежит ей, а бывший сотрудник или подрядчик считает, что объект принадлежит ему. Спор решается в суде, а штрафы за нарушение авторского права варьируются от 10 тыс. до 5 млн руб.
Экономить на ИТ становится все сложнее. Крупные и средние компании мыслят ИТ-проектами, небольшой бизнес начинает отдавать ИТ-сервисы на аутсорсинг. При каких объемах бизнеса выходить на создание собственного ИТ-отдела — вопрос индивидуальный. Эксперты советуют тем, кто идет по этому пути, придерживаться элементарных правил минимизации рисков: внимательно вычитывать договоры, оформлять акты приема-передачи объектов интеллектуальной собственности, а в отношениях с сотрудниками — составлять полноценные должностные инструкции и оформлять результаты работы.
Автор: Екатерина Михайлова
Самое читаемое
Авиаперевозчик Red Wings уходит. Компания проведет ребрендинг и сменит название 
Крупная сеть бытовой техники закрывает магазины в России и ликвидирует бизнес 
Строительство развязки у концерна «Калина» может встать из-за долгов 
Крупнейший бизнес выплатит в мае–июле дивидендов на 2,2 трлн руб. Кому повезет?