«Всех сосчитают» — с 2021 г. электронные трудовые книжки заведут на каждого

Исполнительный вице-президент Свердловского областного союза промышленников и предпринимателей (СОСПП) Татьяна Кансафарова рассказала DK.RU, для чего проводятся «Дни уральского бизнеса» и какие плюсы и минусы несет введение электронных трудовых книжек.

— Такие мероприятия, как «Дни уральского бизнеса», проводятся, чтобы мы с предпринимателями обсудили актуальные для них вопросы, которые потом станут направлениями работы СОСПП на текущий год. Сначала мы выявляем самые насущные проблемы, а уже во время обсуждений на  публичных площадках рождаются предложения, как эти проблемы решить.

Так получилось, что в 2020 г. много новшеств, связанных с электронным кадровым документооборотом. С 1 января 2020 г. сведения о трудовой деятельности  работника нужно заводить в электронном виде. Ежемесячно работодатель должен отправлять отчетность в Пенсионный фонд (ПФ): какие движения происходят с персоналом (кто уволился, кого приняли на работу).

До 31 декабря 2020 г. каждый работник должен написать заявление и сообщить работодателю, в каком виде он хочет подавать информацию о своей трудовой деятельности — в бумажном или электронном. Если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он имеет на это полное право. Но если у него что-то изменилось: он уволился или перевелся на другую должность, то об этом работодатель должен известить ПФ — подать сведения в электронном виде на работника. После 31 декабря 2020 г. право подать заявление по выбору формы ведения записей по трудовой деятельности сохраняется за работником.

2020 г. — это переходный период, в течение которого будет ясно, как эта система работает, какие есть пробелы и нужны ли какие-то изменения в Трудовом кодексе. С февраля 2020 г. работодатель обязан сдавать в пенсионный фонд на каждого работника форму установленного образца с указанием его текущего (последнего) места работы.То есть не всю его трудовую книжку переводить в электронный формат, а только последнюю запись. После 1 января 2021 г. все изменения будут отражаться в базе ПФ.  А тем, кто только начнет свою трудовую деятельность после 1 января 2021 г., будут заводить только электронные трудовые книжки.

Какие плюсы и минусы в переходе на электронные трудовые книжки для работодателя?

— Хотела бы уточнить: сейчас работодатель только фиксирует текущую должность сотрудника и его наличие: приняли на работу, уволили. Но не переводит всю информацию о предыдущих местах работы в электронный вид.

Для работодателя плюсы появятся тогда, когда мы полностью перейдем на электронный кадровый документооборот.  Вот тогда работодателю и кадровику станет легче, а пока количество работы увеличивается, так как специалист по кадрам должен вести отчетность и в бумажном виде, и в электронном.

Параллельно с введением электронных трудовых книжек в 2020 г. запускается эксперимент по электронному кадровому документообороту. Это значит, что в электронный вид можно будет перевести целый ряд документов — например, приказ о принятии на работу. Сейчас такое возможно только для дистанционных работников. А в 2020 г. в виде эксперимента можно, например, заключить трудовой договор в электронном виде: выслали по почте, если соискатель согласен — пусть поставит электронную цифровую подпись, и распечатывать ничего не надо. Для этого нужно войти в перечень предприятий, на которых будет проводиться подобного рода эксперимент, обратившись в Минтруд РФ.

Если вся система кадрового документооборота перейдет в электронный формат, тогда, конечно, будет легче. Обычно при приеме на работу вы заполняете целую пачку бумаг, а тут открыл документ, распечатал — и хранить ничего не нужно. Удобно.

Где хранится электронная трудовая книжка и кто имеет к ней доступ?

— Электронная база данных находится в ПФ. Работник может обратиться в МФЦ или в Пенсионный фонд и получить выписку из электронной трудовой книжки. Работодатель может также обратиться и получить сведения о предыдущих местах работы нового сотрудника. Маневры с фиктивным заполнением трудовой книжки уже будут невозможны.

А если работодатель не оформляет работников официально? То есть фактически они работают, но по документам их нет? Кто его будет проверять?

—  Проверять будет государственная инспекция труда. На самом деле, это же все прозрачно. Если организация зарегистрирована, если она платит налоги, отправляет какую-то статистику, то налоговая служба видит: движения средств по счетам приличные, а трудоустроены всего два человека. Тут, конечно же, возникнут вопросы.

Очевидно, все эти нововведения направлены на то, чтобы выявить «серую» занятость — тех людей, которые официально нигде не трудоустроены и не платят налоги. Не хотелось бы эти слова произносить, что «мы все под колпаком». Но мы же взрослые люди и понимаем, что эти меры ведут к созданию единой информационной базы работников.

Уже даже появилось «движение сопротивления». Мне  в ватсап недавно подруга прислала воззвание: давайте откажемся от электронных книжек, нас всех хотят сосчитать.

— Конечно. А вы думаете, нас раньше не посчитали? У нас есть ИНН, есть СНИЛС — и вы думаете, что государство нас еще не сосчитало? Какая наивность!

Какие сейчас есть неясные моменты в заполнении электронных трудовых?

— Есть вопросы с тем, что бумажная трудовая книжка имеет графы, которые не связаны с должностью, например, награды. В электронной книжке их нет. Тогда человек должен сам отвечать за эту информацию — сохранять копии приказов о наградах. Пока неясно, как это учитывать.

Есть вопросы по совместителям — о них тоже надо подавать сведения в ПФ, причем делать это должны  оба работодателя — и по основному месту работы, и по дополнительному. Но только о той должности, которую он у вас занимает. В бумажной версии это было на усмотрении работника — делать запись о совмещении или нет. А вот уведомлять сотрудника о том, что будет переход на электронные трудовые книжки, должен работодатель по основному месту работу.

Но есть главный момент, который необходимо прояснить как можно скорее. Юристы говорят, что если внимательно прочитать новую редакцию статьи 66.1 ТК, то из нее следует, что работодатель в 2021 г. обязан внести сведения о ВСЕХ местах работы сотрудника, а не только о текущем. А в разъяснениях ПФ по заполнению формы электронных трудовых книжек сказано, что нужно внести сведения только о последнем месте работы. Это очень существенные расхождения. В течение 2020 г. они должны быть устранены.

Если есть вопросы по электронным трудовым книжкам, можно обратиться на горячую линию Пенсионного фонда: (343) 350-58-31 либо на сайт Пенсионного фонда России www.pfrf.ru к разделу «Страхователям - Электронная трудовая книжка»