Смена офиса с мувинговой ко мпанией «Оптима‑Сервис»

Офисный переезд может оказаться катастрофой с крушением мебели или началом длинного детектива по поиску пропавших вещей и документов. Но в руках профессионалов это действо превращается в научно‑популярную сказку, которая, как известно, всегда хорошо заканчивается. В этом смогли убедиться сотрудники «Делового квартала», заказавшие переезд в компании «Оптима-cервис». 

После того как офисное здание «Тригона» на улице Дачной продали, в «Деловом квартале» и во всех других организациях‑арендаторах задумались о смене офиса. Подходящий вариант нашелся довольно скоро на ул. Красноармейской, поближе к Волге и городской администрации. И вот тогда встал вопрос о способе переезда.
Для журнала переезд — это больная тема. Периодическое издание всегда работает в режиме цейтнота: журналистов и клиент‑менеджеров в штате ровно столько, чтобы успевать готовить материалы к следующему номеру. Оторви их хотя бы на день — и есть риск нарушить всю производственную цепочку, сорвать типографский график. Вторая проблема — за два года работы самарский «ДК» накопил множество полезных и декоративных вещей: архивы периодики и документов, галерею журнальных обложек на стене, награды, промо‑материалы, дипломы с конкурсов, подарки и прочие атрибуты, по отдельности малозаметные, но все вместе не влезающие ни в какие ворота.
Решение этих габаритных проблем директор самарского «ДК» Алексей Осинцев возложил на плечи подрядчика — мувинговой компании «Оптима‑Сервис».

Счет на метры и часы

Определить окончательную стоимость переезда до его окончания практически невозможно. Незарегистрированные бригады грузчиков в доле с водителями «Газелей» обычно просят около 600 рублей за час. Клиент поначалу радуется: «Это же почти даром! Мы за два часа успеем все сделать». Но его восторг сменяется унынием, когда грузчики начинают неторопливо переносить по одному стулу раз в пять минут, с промежутками на три перекура. Смотреть, как работают эти люди, можно бесконечно, но в это время будут капать все новые расходы.
Профессиональные участники рынка переездов смету обозначают сразу, а риски со временем берут на себя. Это уже задача муверов — точно определить число нужных рабочих рук, необходимый транспорт и оборудование. Но и цену при этом задают с некоторым запасом. В компромиссном варианте мувинговая компания договаривается с клиентом о диапазоне стоимости переезда, а расчет идет по факту. Так и поступили «Оптима Сервис» и «Деловой квартал — Самара».
Во вторник в офис «ДК» приехал клиент‑менеджер мувинговой компании и сделал оценку объема работ. На вечер пятницы запланировали подготовку вещей. На субботу — непосредственно переезд и расстановку мебели на новом месте. Для 130 кв. м в 4 комнатах «ДК» решено было привлечь 8 грузчиков и 2 «Газели» с фургонами разной высоты, оборудованными рейлингами для крепления груза и резиновыми накладками для перевозки мебели.

На что намотали 1,5 км скотча

Упаковка предметов — важная особенность работы муверов. Прочная тара позволяет предотвратить повреждения и царапины мебели, смешение личных вещей сотрудников в общую кашу. Это только на подоконнике старого офиса бумаги выглядят как куча хлама, но достаточно потерять один нужный документ, чтобы «макулатура» приобрела реальную цену в рублях.
Поэтому все документы формата А4 складывают в небольшие картонные коробки и оборачивают скотчем. Бумаги не мнутся и не рассыпаются, и на новом месте их даже не обязательно распаковывать, можно просто хранить, предварительно надписав маркером, что где лежит. Для бухгалтерских папок предназначаются картонные коробки размером 460х290х440мм.
Второй этап упаковки — мебель. Критичные для имиджа компании директорский стол и кресло разбирают на части, а затем оборачивают стрейч‑лентой или более дорогой воздушно‑пузырьковой лентой. Нюанс в том, что за разборкой лучше всего проследить: нельзя, чтобы выкручивали, а потом всаживали обратно саморезы — соединение уже будет ненадежным. У муверов должны быть специалисты‑мебельщики с профессиональным инструментом и набором фурнитуры для мелкого ремонта. Частники просто не могут себе позволить все оборудование.
В «ДК» обнаружилось достаточно работы для мебельщиков «Оптимы‑Сервис»: круглый стол для проведения переговоров, кабинет директора, шкафы для архивов (их стеклянные дверцы пришлось снимать) и офисный мини‑сейф. Из упаковочных материалов выбрали стрейч‑ленту: она стоит 1 рубль за метр против 50 рублей воздушно‑пузырьковой пленки. Уязвимые предметы обмотали не в стандартные 3 слоя, а в 10, чтобы создать упругую подушку. Такую не сразу прорвет даже отогнутая часть железных перил на лестничном подъеме.
Пока люди из «Оптимы‑Сервис» убирали мебель, сотрудники «ДК» паковали личные вещи. Часть оргтехники, как и мебель, замотали в стрейч и упаковали в коробки. Не избежали целлофановой участи и цветы: их упаковали для защиты от холода и дорожных превратностей.
Наиболее неудобным предметом оказалась магнитная доска для планерок. Она висела на самом видном месте, поэтому вспомнили о ней по закону Мерфи в последний момент, когда инструменты уже убрали. Пришлось возвращать сборщиков.
К вечеру подсчитали, что на упаковку ушло более 1,5 км скотча и 12 рулонов пленки. В коридоре громоздилось более 120 картонных коробок и столешницы в стрейчевых коконах. Все было готово к субботней транспортировке. «В приличном переезде упаковка — это 50% стоимости. Если не так — значит везем дрова», — поясняет Андрей Тарасов, директор «Оптимы‑Сервис».

Переноска и транспортировка

Транспортировка упакованного офиса — это самый ответственный момент в переезде. Здесь не бывает мелочей. Если тяжелый стол в «Газели» не закрепить, при повороте он может сдвинуться в кузове, круша все на своем пути. Или, например, высокий шкаф — в обычную «Газель» он не влезает. Положить на бок — практически гарантированно этот бок исцарапать и запачкать, так как пол в грузовом транспорте не бывает идеальным. Множество подобных моментов при переезде необходимо предусмотреть заранее. В «ДК» оказалось предостаточно негабаритных предметов: высокие шкафы, круглый стол и стойки для рекламного баннера. Поэтому утром в субботу у офисного центра припарковалась «Газель» со специальным кузовом на 2,25 м. В нее‑то и поставили, не разбирая, шкафы и привязали к крепежным рейлингам. Внутрь шкафов положили коробки, чтобы сэкономить место.
Скоро первая машина отправилась на новое место, а с ней два грузчика. Остальные шестеро стали выносить прочую мебель на площадку перед зданием и грузить во вторую «Газель». Стулья размещали внутри столов, чтобы сэкономить место: чем меньше ходок, тем быстрее завершится переезд. Для скорости «Оптима‑Сервис» привлекла 8 грузчиков, когда людей много, они сохраняют работоспособность до окончания переезда, не делают лишних перекуров и передышек.
Важный момент — плавная переброска с объекта на объект. Вторую «Газель» на Красноармейской встречали двое грузчиков, и прибывшую мебель было кому переносить. А когда первая «Газель» вернулась к старому офису за второй ходкой, ее загрузка уже была скомплектована.
Полностью мебель, коробки с личными вещами и оргтехнику удалось перевезти за 4 ходки «Газелей». К обеду основная часть вещей уже стояла в офисе. А грузчикам осталось только вывезти мусор.

 

детали
«ОПТИМА‑СЕРВИС» Переезд офиса журнала для мувинговой компании не самый сложный проект, куда проще, чем, например, транспортировка 350‑метрового склада «Орифлейм» с гравитационной системой стеллажей. Тогда, чтобы успеть все вовремя перевести, «Оптима‑Сервис» привлекла в общей сложности более 30 грузчиков, сборщиков мебели и экспедиторов. Уложились за 27 часов.

 

Мнение

Алексей Осинцев,
директор «Делового квартала»: 

— Из личного опыта, на что советую обратить внимание при переезде:
1. Насколько грамотно составлена смета, а именно в части упаковки.
2. В договоре должна быть прописана ответственность и сроки.
3. Еще раз про упаковку — она очень важна, если хотим сберечь мебель. Необходимо обратить внимание как на материалы, так и на качество упаковочных работ.
4. В смете сразу необходимо предусмотреть уборку помещения после переезда (было очень приятно, когда наш партнер сделал для нас это бесплатно).
5. Устранение мелких мебельных проблем и вывоз упаковочного материала (как правило, на следующий день после переезда) — также важная деталь, которую необходимо уточнять.

детали
Важно:
1. Составить смету до начала работ.
2. Поручить разборку и упаковку мебели профессионалам.
3. Нельзя экономить на упаковке — реставрация в разы дороже.

«Оптима‑Сервис»: тел. (846) 342‑07‑97,
www.pereezd63.ru