«Во множестве компаний собрания проводятся в разгар рабочего дня. Они тратят время и силы людей, ничего не давая взамен. Признайтесь: большинство бизнес-решений принимается не коллективом».
О том, вредны или крайне необходимы собрания и совещания для рабочего процесса, спорят давно. Билл Грин, автор известной книги «Ва-банк: жизненные уроки о бизнесе для предпринимателей», предлагает не рассуждать «нужно или не нужно», a попытаться сделать эти мероприятия максимально эффективными.
В своем блоге на Medium.com он указывает, что никогда не понимал одержимости компаний многочасовыми совещаниями и, став бизнесменом, сделал все, чтобы тратить время на дела, a не на разговоры. Грин пишет, что советует всем компаниям серьезно сократить длину рабочих встреч, потому что «как можно сделать какую-то работу, если весь день под завязку забит совещаниями?».
Итак, что же предлагает Грин? По мнению бизнесмена, у каждого бизнеса своя специфика, в каждой компании есть только определенное количество часов в день, в которые можно взаимодействовать с клиентом. И собрания, как это ни странно, часто приходятся именно на эти, самые полезные для развития дела, часы.
Что касается моего бизнеса, я знаю, что наши телефоны продаж и обслуживания клиентов начинают звонить в 10:00 по местному времени. Поэтому я предпочитаю, чтобы совещания проходили по утрам, до начала этих «горячих часов». Так люди будут готовы работать к тому времени, когда это особенно важно. К сожалению, большинство менеджеров среднего звена (и даже руководителей) не думают об этом с такой точки зрения.
Билл Грин пишет, что его удивляют компании, в которых в 11 утра менеджеры готовят отчеты или отправляются на собрания: «Это лучшее время для работы: люди уже полностью проснулись, но еще не устали. Почему эти прекрасные часы нужно тратить на собрания?».
Не тратить время на слишком большое число совещаний, особенно в «горячее» рабочее время. Это то, что каждый основатель, генеральный директор и лидер компании должны внедрить в основу вашей корпоративной культуры.
Грин советует научить сотрудников сокращать разговоры на собраниях и строго придерживаться повестки дня. «Какой смысл ходить по комнате и рассуждать, чтобы узнать все мысли по поводу проблемы? Большинство бизнес-решений не принимается коллективом, так зачем делать вид, что это именно так работает?».
Бизнесмен считает, что такие собрания не только тратят много времени, но и порождают в компаниях культуру нерешительности из-за того, что сотрудники просто не понимают, чего от них хотят: работы или рационализаторских предложений, которые все равно вряд ли кто-то учтет.
Грин советует каждому менеджеру четко знать, когда сотрудники максимально плотно общаются с клиентами и делать все для того, чтобы в эти часы никто не был оторван от основной работы.