«Возить документы дорого и неудобно». Кому стоит уходить на электронный документооборот?

В конце 2020 г. в России была утверждена концепция, которая предусматривает поэтапный переход к электронному документообороту во всех сферах: В2G (бизнес — госорганы), B2B (бизнес — бизнес), B2C (бизнес — потребитель), G2C (государство — граждане), а также внутри самих компаний.

Наиболее распространенные варианты применения ЭДО — это, во-первых, B2G — сдача отчетности в электронном виде и взаимодействие с различными контролирующими органами (ФНС, ФСС, ПФР, Росстат).

Во-вторых, B2B — ставший привычным электронный документооборот между компаниями. Взаимодействие происходит либо напрямую между организациями, либо через оператора электронного документооборота. Причем обмен через оператора обязателен для передачи УПД, УКД, счетов-фактур.

При внутреннем документообороте обмен происходит в рамках одной компании или холдинговой структуры. Системы электронного документооборота (СЭД) чаще всего применяются для согласования документов перед отправкой контрагентам. Кроме того, через СЭД удобно подписывать и передавать кадровые документы (приказы, заявления, распоряжения).

Участники ЭДО говорят о том, что у такого варианта документооборота есть масса преимуществ, которые стали особенно очевидны в период дистанционной работы.

В материале на DK.RU эксперты объясняют, как ЭДО может облегчить жизнь бизнеса, каким компаниям в первую очередь стоит задуматься об отказе от бумажной бухгалтерии, сколько стоит переход на ЭДО, а также с какими подводными камнями может столкнуться бизнес при смене формата документооборота.

Преимущества ЭДО

Одно из главных преимуществ ЭДО — мгновенный обмен документами как внутри компании, так с государством и контрагентами. Тем не менее, некоторые бухгалтеры «подстраховываются» и параллельно ведут бумажный документооборот. Эксперты уверены, что со временем страх «что-то потерять» при переходе в электронный формат пройдет. 

Николай Женишек, руководитель сектора развития Контур.Диадока:

— 2020 г. показал, что рабочие процессы, к которым мы привыкли, осложняются при дистанционном режиме работы. Многие компании столкнулись с задержками в подписании бумажных документов. Если ответственное лицо работает из дома, работодателю придется организовать доставку документов или выезд сотрудника в офис. А это дорого и неудобно.

Так что логично, что в 2020 г. мы отметили рост интереса к ЭДО. Инициативу проявили клиенты, которые раньше откладывали переход на электронный документооборот. Текущие пользователи стали активнее приглашать контрагентов к обмену электронными документами.

С переходом компаний на удаленку вырос трафик документов: пользователи Контур.Диадока отправили на 29% больше документов в первом квартале и на 31% больше за весь год по сравнению с предыдущими показателями 2019-го. Аналитики Контура оценивают опережение естественного тренда на 2020 г. в 3-7%.

В период пандемии выгоду от перехода на электронный документооборот почувствовали все компании-пользователи ЭДО вне зависимости от объема передаваемых документов. Многие из них выделяют существенную экономию времени на обработку одного документа: 9 минут в электронном виде против 19 минут на бумаге. 

Андрей Мелихов, адвокат, заведующий адвокатской конторой № 22 Магнат СОКА:

— Экспертными компаниями (DELPHI, Coopers&Lybrand, Nortan Nolan Institute) подсчитано, что около 15% всех бумажных документов в организации безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их.

Кроме того, организации делают в среднем 19 копий каждого документа и почти 7,5% всех документов теряется безвозвратно. При переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Основное преимущество ЭДО — это существенная оптимизация бизнес-процессов, сокращается время на рассылку, поиск и создание документов. Кроме того, ЭДО позволяет контролировать не только процесс работы, но и ее результат. Возможно создание в автоматическом режиме реестров, отчетов и статистических документов, что существенно оптимизирует рабочие процессы в компании.

Юлия Мазеина, собственник и директор Аудиторской Бухгалтерской Компании «Счетовод»:

— Перевод бизнеса на ЭДО — это не неожиданность. Это очевидное решение государства, обеспечивающее более тщательный контроль законности инструментов ведения бизнеса.

К таким же действиям относится перевод бизнеса на контрольно-кассовые аппараты, ужесточившийся контроль за движением наличных средств и другими операциями. Это помогает развиваться бизнесу в одинаковых условиях и практически уничтожает весь теневой бизнес.

Внутри предприятия ЭДО позволяет, например, обмениваться документами между разными филиалами, налаживать эффективную работу бухгалтерии. А в отношениях с контрагентами ЭДО обеспечивает быстрый и удобный документооборот. 

В остальном же принцип работы везде одинаковый, главное — подобрать необходимую по функционалу систему.

Кому подходит ЭДО?

Андрей Мелихов, адвокат, заведующий адвокатской конторой № 22 Магнат СОКА: 

— Еще лет пять назад для перехода на ЭДО отрасль, в которой работает бизнес, имела значение, так как считалось, что ЭДО полезен в первую очередь для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру подразделений. 

Сейчас системы ЭДО стали настолько доступными, что позволить себе их могут уже субъекты малого и среднего предпринимательства в любых отраслях бизнеса. Более того, в настоящее время, когда субъекты МСП зачастую не имеют собственных юридических, кадровых и бухгалтерских служб, системы ЭДО помогают успешно взаимодействовать с внешними консультантами. 

Если компания использует в своей деятельности помощь внешних консультантов (юристов, бухгалтеров, кадровиков и пр.), то при выборе системы ЭДО необходимо понимать, какая система имеется у внешних консультантов. Повторюсь, использование одинаковых или совместимых систем существенно упрощает работу компании и внешнего консультанта. 

ЭДО в первую очередь необходим для начинающего, мелкого и среднего бизнеса и нужен для минимизации бухгалтерского учета и взаимоотношений с налоговыми органами, для определения и координации всех управленческих решений, для анализа ошибок. У этой категории бизнеса цель ясна — выжить и вырасти.

Ирина Мамина, генеральный директор «АКП Маминой», аттестованный аудитор: 

— Форсирование процесса внедрения ЭДО проявилось в конце прошлого года, когда, например, был принят Федеральный закон 371-ФЗ от 09.11.2020 г., который дал старт введению с 01.07.2021 г. системы налоговой прослеживаемости импортных товаров — от момента таможенной очистки до их конечного потребления, включая все этапы перепродаж на территории РФ. 

По этим операциям вводится обязательное оформление электронных счетов-фактур взамен бумажных. Ожидается, что до конца 2024 г. в электронном формате будет обращаться до 95% счетов-фактур.

Еще одним примером ускорения перехода на ЭДО является принятое в конце 2020 г. Постановление Правительства № 2200 от 21.12.2020 г., которым заложены основы перевода транспортных документов по автоперевозкам в электронный вид. Пока разрешен выбор способа оформления транспортных документов — в электронном либо бумажном формате по согласованию сторон договора перевозки. 

Постановлением введены новые базовые правила, по которым все электронные перевозочные документы будут регистрироваться в специальной информационной системе, эксплуатировать которую будет оператор, определенный Правительством. Все участники информационного взаимодействия должны будут заключить договоры с этим оператором, что наверняка приведет к новым издержкам перевозчиков дополнительно к «Платону». 

Николай Женишек, руководитель сектора развития Контур.Диадока:

— На ЭДО успешно переходят как крупные компании, так и малый и средний бизнес. Выгоды ощутимы для организаций любого масштаба, любой отрасли: не имеет значения, сколько в компании сотрудников, есть ли в штате бухгалтер и IT-специалист или привлечены специалисты на аутсорсинге. Даже установка специального программного обеспечения требуется не всегда, все зависит от объема документооборота.

Когда компания решает перейти на ЭДО, то в первую очередь проверяет, пользуются ли ее контрагенты сервисами ЭДО. Главная трудность, с которой может столкнуться организация, — это небольшая доля бизнес-партнеров, подключенных к ЭДО. Поэтому одним из своих приоритетов как оператора ЭДО Контур видит создание условий для обмена данными с контрагентами. В Контуре есть отдел, который помогает компаниям установить связь друг с другом в системе и поддерживает их на протяжении всего времени работы в Диадоке. Мы понимаем, что клиенты получат наиболее ощутимый эффект от перехода на ЭДО, когда максимальная доля контрагентов подключится к обмену электронными документами.

Масштабы документооборота организации повлияют только на выбор способа работы в сервисе ЭДО: через веб-интерфейс или интеграционное решение для любой учетной системы.

Юлия Мазеина, собственник и директор Аудиторской Бухгалтерской Компании «Счетовод»:

— При переходе на ЭДО отрасль бизнеса, по сути, не имеет значения. Важнее оборот компании, наличие бухгалтерии, кадрового отдела и т.д. ЭДО может быть применим ко всем сферам бизнеса. Менее всего склонны переходить на ЭДО ИП, предприятия на упрощенке, маленькие компании. Им проще и экономичнее пользоваться бумагой.

ЭДО обычно выбирают активно развивающиеся, крупные организации, которые хотят автоматизировать и усовершенствовать бизнес-процессы. 

Безопасность

Электронный документооборот уменьшает риски махинаций с документацией и дает серьезную юридическую защиту в случае корпоративных и прочих споров.

Андрей Мелихов, адвокат, заведующий адвокатской конторой № 22 Магнат СОКА:

— Как заведующий адвокатской конторой, специализирующейся на защите крупного бизнеса, отмечу важное преимущество ЭДО, с которым сталкивались я и адвокаты конторы — в России, к сожалению, нередки случаи блокирования деятельности компаний с помощью правоохранительных органов, когда в рамках доследственной проверки или возбужденного уголовного дела изымается вся или большая часть рабочей документации. Так вот, при внедренном ЭДО блокировать деятельность компании практически невозможно.

Если системы ЭДО компании-клиента и юридической компании совместимы — это большой плюс в работе. Некоторые проблемы удается купировать еще в зародыше, например, путем выявления в документе юридических противоречий еще на этапе его создания.

В судебных спорах документы, созданные с использованием ЭДО, уже давно принимаются судами в качестве надлежащих доказательств.

Николай Женишек, руководитель сектора развития Контур.Диадока:

— Дублировать электронные документы на бумаге и параллельно вести бумажный документооборот нет необходимости. Электронные документы равносильны бумажным по своей юридической значимости. Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ) устанавливает, что документы, подписанные электронной подписью, равнозначны документам на бумажных носителях, подписанным собственноручно. Соответствующие нормы об электронной подписи имеются и в ГК РФ (статья 160 ч. 2 ГК РФ). Тем самым ЭДО признается юридически значимым, то есть сделка, документально оформленная в электронном виде, легитимна.

При документообороте между компаниями используется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Для внутреннего документооборота можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП) с применением дополнительных регламентов. КЭП и НЭП можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Цена вопроса

Стоимость перехода на ЭДО будет во многом определяться объемом документооборота. При этом различные операторы подготовили широкие линейки тарифов для бизнеса.

Юлия Мазеина, собственник и директор Аудиторской Бухгалтерской Компании «Счетовод»: 

— Для начала необходимо получить электронную подпись, она может стоить до 5 тыс. руб. Сама программа ЭДО для каждой компании обходится по-разному.

Цена зависит от выбранной программы ЭДО и тарифа, который подбирается на основе предполагаемого количества отправки документов в месяц. Поэтому цена может сильно варьироваться, от тарифа за 1 тыс. руб. до тарифа за 100 тыс. руб. и выше.

Кроме того, надо обеспечить сотрудников техникой, провести обучение — заложить дополнительные расходы, которые необходимы компании. Но, в конце концов, ЭДО поможет экономить компании на канцелярии, принтере, почте.

Николай Женишек, руководитель сектора развития Контур.Диадока:

— Системы операторов ЭДО — облачные сервисы, которые позволяют легко обмениваться документами из любой точки при наличии интернета. Если компании нужно только получать документы, то эта опция в Контур.Диадоке бесплатна, достаточно зарегистрировать свою электронную подпись в веб-версии сервиса. Для компаний с небольшим документопотоком также подойдет веб-версия. Оплачивать нужно будет только исходящие документы.

При работе с большими объемами документов суммарные затраты на внедрение ЭДО будут зависеть от информационной системы, в которой работает компания, и пожеланий по автоматизации бизнес-процессов.

В любом случае расходы на бумажный документооборот в совокупности больше, чем стоимость внедрения электронного документооборота на предприятии. Это подтверждают кейсы клиентов Контур.Диадока, демонстрирующие сокращение издержек до 30%.

Как и в мобильной связи, между операторами ЭДО существует роуминг. Если у контрагентов разные операторы и соединение между ними не настроено, обмен электронными документами не состоится. Кому-то из контрагентов придется подключиться еще к одному провайдеру. Чтобы этого избежать, следует проверить, какое роуминговое покрытие у оператора ЭДО. Сколько роуминговых связей настроено с другими провайдерами, можно узнать на сайте ассоциации «РОСЭУ». 

Подводные камни

Главный момент, который волнует большинство предпринимателей, которые только готовятся перейти на ЭДО — полный государственный контроль. Второй момент — защита данных при обмене документами.

Юлия Мазеина, собственник и директор Аудиторской Бухгалтерской Компании «Счетовод»: 

— Прежде всего, стоит серьезно отнестись к подбору системы ЭДО. Надо учесть уровень защищенности информации, можно ли в случае необходимости оперативно подобрать иной тариф, наличие или отсутствие сбоев в работе, если такие есть и т.д. Все это необходимо оценить и принять решение о работе с определенной программой ЭДО, чтобы не проводить двойную работу впоследствии, когда придется искать другую программу. 

Дальше как можно более детально продумайте план перехода с бумажного документооборота на ЭДО. Вести двойной документооборот — лишняя трата времени, денег и нервов ваших и ваших сотрудников. 

Даже если вы детально продумали внедрение ЭДО внутри своей компании, подумайте о том, как вы будете работать с контрагентами, подключены ли они к ЭДО. Уточните, какими документами с ними необходимо обменяться, чтобы наладить электронный документооборот. 

Следите за правовой возможностью использования ЭДО. Проверяйте срок действия электронной подписи, пропишите возможность обмена документами в системе ЭДО с контрагентом и т.д.

Андрей Мелихов, адвокат, заведующий адвокатской конторой № 22 Магнат СОКА:

— Основным минусом ЭДО можно назвать опасность проникновения вируса на компьютеры компании и последующую утерю информации. Однако данный минус нивелируется хорошей антивирусной защитой и резервным копированием данных.

Ключевой вопрос ЭДО — контроль со стороны правительства. Государство, с одной стороны, заинтересовано в контроле бизнеса и повышении собираемости налогов. В кризисное время экономика испытывает существенный дисбаланс: какие-то отрасли имеют сверхприбыли, а каким-то отраслям государство вынуждено помогать. В этой связи повсеместный перевод бизнеса на ЭДО позволяет государству не только эффективно контролировать бизнес-процессы, но и своевременно выявлять во времена кризисов нуждающиеся в поддержке отрасли экономики.

С другой стороны, государство пытается стимулировать развитие бизнеса через организованные экономические и правовые механизмы, исключая из делового оборота «черный рынок» с теневыми схемами.

Ирина Мамина, генеральный директор «АКП Маминой», аттестованный аудитор:

— Все электронные перевозочные документы необходимо будет подписывать исключительно усиленной ЭЦП. Заинтересованные министерства и ведомства РФ смогут получать документы и сведения обо всех перевозках напрямую из единой информационной системы.

Эти нововведения серьезно реформируют: укрупнят и «обелят» отрасль автоперевозок. Планируется, что до конца 2024 г. в электронную форму будет переведено до 70% транспортных накладных.

Интересно, что в последнем интервью глава ФНС РФ Даниил Егоров рассказал о проектах службы, цель которых собрать все данные бизнеса в электронном виде, необходимые для непрерывного налогового контроля, а также забрать у предпринимательских субъектов функцию по расчету налогов.

Чиновником были озвучены идеи использования самых современных IT-технологий для сбора и обработки сверх-огромного массива данных, в частности блокчейн-платформ, а также перехода в недалеком будущем всего бизнеса — от крупного до малого — на текущий онлайн-налоговый контроль. 

В интервью звучат смелые предложения о полной трансформации бизнеса после введения такого цифрового контроля государства, в частности о том, что не нужна будет бухгалтерия, управление кадрами и даже руководство компанией будет устроено совсем по-иному.

Пока мы видим только рост работы у бухгалтерии, связанный с необходимостью ответов на возросшее количество требований налоговых органов и дополнительных поверок за документами поставщиков после перехода на систему АСК-НДС 2 по контролю за счетами-фактурами.

По крайней мере, уже сейчас следует признать очевидное — ЭДО становится неотъемлемой частью налоговой сферы и проводником перехода на электронное взаимодействие во всех отраслях нашей жизни.