Подписка или покупка? Как бизнесу сэкономить на новых компьютерах и ноутбуках

Для бизнеса закупка компьютерной техники — существенная часть затрат, особенно если речь идет о сотрудниках, которым нужны производительные устройства. Когда устаревает существующая техника, обновление «парка» компьютеров обойдется компании в десятки, а порой и сотни тысяч рублей на одно рабочее место. Как сократить эти затраты и поддержать актуальность корпоративной техники? Рассказывает Андрей Емельянов, руководитель направления по развитию коммерческого канала Acer в России.

 — Стоимость рабочего места сильно зависит от сферы деятельности и пула задач того или иного сотрудника. Условному менеджеру среднего звена нужны только браузер, офисные приложения и, например, доступ к CRM. Монтажерам, дизайнерам или проектировщикам нужна качественно другая техника. В среднем в 2021 г. сотруднику необходимы ноутбук и два отдельных 24-дюймовых монитора — работа перешла на новый уровень, и одного экрана в офисе уже недостаточно. Часто понадобится еще и дополнительная докстанция. Пандемия тоже диктует свои правила: к стандартному рабочему месту добавляется и дополнительный экран для обустройства домашнего офиса. В итоге — три монитора (предположим, 18 тыс. руб. за каждый) и в среднем 15 тыс. руб. за докстанцию на одного сотрудника.

Вернемся к ноутбукам и рассмотрим решение как с операционной системой, так и без нее. После введения в России НДС на софт для любой организации приобретение Windows 10 Professional c предустановленным MS Office оказывается существенно выгоднее (до 25 %), чем приобретение системы отдельно.

Рабочий ноутбук должен отвечать базовым требованиям: монитор диагональю 14-15 дюймов, вес не более 1,9 кг (с зарядкой) для удобной эксплуатации вне офиса, батарея емкостью от 45 Вт/ч, 8 ГБ оперативной памяти, SSD на 256+ ГБ, 4 ядра с базовой частотой не менее 1,6 ГГЦ и не меньше 6 МБ основного кэша. Частота процессора — крайне важный параметр, ведь мы ориентируемся на работу с бизнес-приложениями, а не на сёрф в браузере или покупки в интернет-магазинах. Многие бизнес-программы были написаны годы или даже десятилетия назад, а часть из них ведут расчеты всего на одном ядре. Чем выше частота, тем быстрее они работают. Важно следить, чтобы минимальная частота процессора работала в синхронизации с используемыми одноядерными приложениями. Acer предлагает покупателям тестирование, чтобы они убедились в соответствии техники этим требованиям и получили ответы на 99% вопросов по производительности, работе от батареи, дизайну и весу. Пользователь может поставить свои программы, используемые в работе, и провести нагрузочное тестирование в реальной рабочей обстановке. Рыночная стоимость подобной модели ноутбука — не дороже 55 тыс. руб. (без софта) или 110 тыс. руб. (с ПО). 

Как правило, если вы покупаете новые устройства от крупного производителя, техника редко ломается в течение заявленного срока службы. Однако, покупая технику для нескольких десятков сотрудников, не хочется идти даже на малейшие риски.

В таких случаях можно смело пользоваться специальными предложениями от производителей: это может быть расширенная гарантия или другая подобная акция. К примеру, для компьютеров с Windows Professional новые пользователи Acer могут воспользоваться программой надежности. Новым корпоративным клиентам компания дает своего рода страховку — если вдруг с устройством возникли проблемы в первый год эксплуатации, Acer и компенсирует сумму, и ремонтирует устройство. Благо, пользоваться такими предложениями приходится редко, но в закупках техники для сотрудников мелочей не бывает — всегда важно иметь страховочный вариант. 

Итак, вернемся к расчетам. В итоге средняя стоимость качественного рабочего места (ноутбук+монитор) сегодня составляет около 50-60 тыс. руб. — сюда входит и аппаратная, и программная части.

При этом нельзя забывать, что помимо устройств для сотрудников есть еще и общие компоненты IT-инфраструктуры компании, которые также требуют обновления. И если коммутаторы и провода едва ли могут морально устареть, того же нельзя сказать о серверах — фактически, это те же компьютеры с теми же компонентами. И процессоры, модули памяти и хранилища имеют свойство терять актуальность со временем — как в обычном компьютере. Несмотря на то, что сервер — значительная часть трат на технику, качественное и современное устройство уровня Altos R380 F5 избавит компанию от необходимости обновлять его на ближайшие лет 10. В линейку моделей Altos входят самые разные серверы разных ценовых сегментов для разных компаний: от небольших магазинов и социальных объектов до крупных организаций со сложной IT-инфраструктурой. 

Сколько составляет срок службы оборудования?

— Сегодня горизонт планирования закупок офисной техники составляет 3-5 лет — это напрямую связано с гарантией большинства производителей. Так, базовый срок нашей гарантии для корпоративных решений составляет 3 года, далее ее можно расширить до 5 лет с помощью сервисного пакета.

Как правило, продукт работает намного дольше, но часто он морально устаревает, особенно если речь идет о работе с производительными приложениями.

Имеет смысл придерживаться пятилетнего срока эксплуатации техники еще и потому, что по истечении этого времени система станет более уязвимой и лишится поддержки основных компонентов — эти правила диктуют производители софта. 

В каких случаях выгоднее полностью приобрести технику, а в каких — воспользоваться услугой подписки? От каких факторов это зависит: число сотрудников, требования к технике или нечто другое? 

— На самом деле все перечисленные факторы влияют на принятие решения о закупках офисной техники. Если у компании большой штат, разовая покупка всей техники может сильно ударить по бюджету — в этом случае комфортнее будет приобретение устройств по подписке за небольшую ежемесячную плату. Важна и специфика бизнеса компании: если сотрудники используют компьютеры только для коммуникации в почте и работы в Excel, фактор устаревания техники не играет большой роли, и можно купить устройства разово. Если же к технике предъявляются повышенные требования (к примеру, если у вас работают программисты, проектировщики, дизайнеры и так далее) — для комфортной и эффективной работы важно обновлять ее регулярно. Подписка здесь выручает: через год сотрудник сможет получить новое, более современное и продвинутое устройство. Также система подписки дает больше свободы в выборе конкретного устройства для конкретного сотрудника: он может приобрести интересующий ноутбук в рассрочку, выплатить за него 70% стоимости самостоятельно, а остаток суммы выплачивает компания. Среди прочего это облегчает и учет устройств: такой ноутбук не будет на балансе компании, а будет собственностью сотрудника.  

Как изменились корпоративные стандарты закупки техники?

— В целом корпоративные стандарты — крайне консервативная среда, но закупщики регулярно проводят IT-аудиты, чтобы сформулировать максимально точные требования к оборудованию. Естественно, это приводит к смене предпочтений: если раньше ноутбук, как правило, имел простой процессор, то сегодня большинство заказчиков приобретают производительные продукты с высокими функциональными характеристиками. Три (или пять) лет эксплуатации стали базовыми для прогнозирования потребности в технике. Если раньше к ноутбуку брали один монитор, то сейчас часто вдвое больше: 24 или даже 32 дюйма (в отдельных случаях встречаются широкоформатные на 42 дюйма). Это заметно по продажам в 2021 году: объемы поставок мониторов коммерческим и prosumer-заказчикам с диагоналями 27 дюймов и более выросли на 30% с небольшим год к году.

С точки зрения самих процедур закупки особых изменений не происходит: они все так же находятся «на рельсах» публичных торговых площадок, и любой игрок, соответствующий требованиям заказчиков как поставщик, может в них участвовать.