«У 98% российских компаний уже есть ЭДО, но они об этом не знают»

В России растет объем передаваемых документов через сервисы электронного документооборота (ЭДО). В первом квартале 2023 г., по данным ТАСС, он увеличился на 35%. Одна из причин роста — в законодательном регулировании электронного документооборота. Напомним, с 1 января 2023 г. отказ от «бумаги» стал обязательным для государственных и муниципальных учреждений. На очереди рынок автомобильных грузоперевозок — транспортные накладные, путевые листы, заказ-наряды и другие документы тоже должны стать электронными к 2024 году. До конца этого года перевозчикам дали возможность адаптироваться.

Экономия на бумаге — не единственное преимущество ЭДО. Во-первых, электронные документы хранятся в облаке и, соответственно, не занимают целые стеллажи в офисах. Во-вторых, электронный архив, как правило, хорошо систематизирован. Это значит, что поиск нужного документа не займет много времени и не вызовет приступ аллергии от бумажной пыли. И третье: на отправку или получение файла уходит не более пары минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой, и это занимает гораздо больше времени.

Эти очевидные плюсы тоже способствуют росту популярности ЭДО среди частных компаний. Так, в топ-10 отраслей с самым высоким приростом числа пользователей электронного документооборота в первом квартале 2023 г. вошли общественное питание — 45%, FMCG — 41%, прочая торговля — 30%, туризм и досуг — 27%, логистика и транспорт, бизнес-услуги, СМИ и реклама — по 25%, финансы, строительство и IT — 24%.

О том, как на практике устроена работа с электронными документами и почему многие до сих пор не в курсе, что у них на самом деле уже есть ЭДО, рассказали Дарья Гарбар, директор «АСП Электронные сервисы» и Татьяна Бараева, учредитель компании Baraeva Finance.

Дарья, с 1 января этого года ЭДО стало обязательным для бюджетных организаций. Есть ли предпосылки к тому, что электронный документооборот — неминуемое будущее вообще для всех компаний?

Дарья Гарбар:

— Разговоры про обязательный переход на ЭДО идут не первый год. Пока, как мы видим, это формально. Бизнес сам для себя решает, насколько он к этому готов. Считает, во сколько ему обойдется перевод документов в «цифру». Думает, хочет ли он вообще этим пользоваться или ему проще и удобней отправлять документы по почте или курьерскими службами.

Тем не менее, тренд очевиден: крупные заводы, банки, ритейл — все они перешли на ЭДО до того, как государство стало обязывать организации пользоваться электронными документами. Но «бума» в переходе на ЭДО пока не случилось. Мы увидим его, когда повторится та же история, что и с маркировкой товаров — тогда государство просто выдало список продуктов, подлежащих обязательной маркировке.

С цифровыми документами будет то же самое — не сегодня, так завтра правительство озвучит расширенный список компаний, которые будут обязаны перейти на ЭДО. Задача нашей компании в этих условиях — сделать так, чтобы новые технологии стали помощниками бизнесу, упрощали внутренние процессы в компании и в конечном итоге приносили ей больше прибыли.

Татьяна, а чем занимается ваш бизнес?

Татьяна Бараева:

— Я основала компанию Baraeva Finance в 2005 г. Изначально специализировалась на оказании бухгалтерских услуг для бизнеса. Чуть позже появилась потребность расти и развиваться. Я создала авторские курсы по автоматизации бухгалтерских рабочих процессов и управленческого учета, внедрила услуги финансового и юридического сопровождения бизнеса.

Сейчас Baraeva Finance обслуживает более 150 клиентов из разных сфер бизнеса. Ко мне обращаются как совсем «малыши», так и крупные производственные компании. Например, торгово-производственное предприятие «Астекхоум», крупный магазин женской одежды Embody, торгово-оптовая компания «Комплектация» и др. Запросы компаний похожи: навести порядок в бухгалтерии и настроить управленческий учет.

Каждый собственник хочет видеть полную картину своего бизнеса в оцифрованном виде и принимать решения на основе фактов и цифр, а не интуитивно. Хочет видеть аналитику бизнеса, влиять на процессы в моменте и управлять предприятием сейчас, а не когда уже все свершилось.

Управленческий учет я настраиваю в программе 1С:УНФ или «гугл доках» и всегда делаю так, чтобы у собственника под рукой было три самых главных документа: ДДС для контроля денежных потоков, ОПиУ, которая позволяет оценить чистую прибыль и маржинальность по направлениям и проектам, и, конечно, управленческий баланс.

Татьяна, почему сделали для своей компании сделали выбору в пользу электронного документооборота?

Татьяна Бараева:

— Я давно поняла, что масштабирование бизнеса и выход на новый уровень возможен только посредством сокращения издержек. ЭДО в этом очень помогает. С помощью электронного документооборота можно оперативно подписывать документы, работа становится прозрачнее. Риски получения штрафов за ошибку в работе с документами сводятся практически к нулю.

Теперь о материальной выгоде ЭДО. Мы специально считали, что выгоднее — отправка бумажных документов или электронных. Итак, отправка одного бумажного документа обходится компании примерно в 50-70 руб.: работа принтера, краска, курьеры и пр. Отправить один документ через ЭДО — это примерно 10 руб. По-моему, выгода очевидна.

Почему ЭДО — это удобно? Какие плюсы у электронного документооборота?

Дарья Гарбар:

— Во-первых, это намного выгодней, чем распечатывать и отправлять бумажные документы: бумага, эксплуатация принтера, который постоянно ломается, закуп краски, работа офис-менеджера, который будет отправлять документы, ходить на почту и закупать марки — все это, как сказала Татьяна, стоит денег.

Еще один важный момент: если бизнес ведет учет в 1С, а это 98% компаний, у них в программу встроен сервис электронного документооборота — 1С-ЭДО. Его надо только активировать. Мы берем на себя просветительскую миссию, рассказываем, как перейти на электронный документооборот, сопровождаем клиента на всех этапах подключения, отвечаем на любые возникшие вопросы. А для читателей DK.RU готовы активировать сервис бесплатно по промокоду «ДК».

Татьяна Бараева:

— Наша компания пользуется сервисом 1С-ЭДО. Обсуживаемся в компании «АСП Электронные сервисы» уже более трех лет. Техническая поддержка компании всегда на связи, она решает любые возникшие вопросы. Если продолжить разговор о плюсах ЭДО, стоит акцентировать внимание на удобстве. Работа в 1С — это работа в едином окне, следовательно, сокращение времени на выполнение тех или иных операций.

Если электронный документооборот — это так удобно, то почему же отдельные компании до сих пор не могут разорвать отношения с бумагой?

Татьяна Бараева:

— Все, как всегда, упирается в человеческий фактор. Люди не хотят меняться. Я в своей практике часто сталкиваюсь с ситуациями, когда звонишь клиенту, говоришь: «Примите документы по ЭДО. Мы отправим — вы подпишете. Это бесплатно». Он, в свою очередь, упирается и говорит: «У меня нет ЭДО». Хотя, как уже отметила Дарья, если человек пользуется 1С, у него этот сервис — уже есть в пакете. Три кнопки нажать надо. Но нет, проще действовать по старинке, чем развиваться и упрощать свою собственную жизнь. Причем, касается это и бухгалтеров со стажем, и молодых сотрудников. 

Дарья, расскажите подробнее о сервисе 1С-ЭДО? Почему его выбирают пользователи?

Дарья Гарбар:

— Самое важное, что нужно знать о сервисе — он находится в программе 1С. То есть, покупая программу для учета, сервис ЭДО вы получаете бонусом. Активируйте и используйте.

Не нужно выгружать документы для отправки через другие сервисы, нет шансов что-то потерять или перепутать. Документ формируется в программе и из нее же отправляется. Отсутствует необходимость платить за дополнительные интеграции сервисов ЭДО с программой 1С — это экономия десятков тысяч рублей в год. Пользователю 1С даже не нужно привыкать к какому-то стороннему интерфейсу. Всё уже создано для него.

Сервисом активно пользуется и малый бизнес с небольшим объемом документов (т.к. тарифы на отправку более, чем лояльные), и те, кто работает с контрагентами в разных городах, и средний/крупный бизнес, опять же из-за гибкой тарифной сетки. А еще его активно подключают те, кто работает с маркированным товаром.

Раз мы с вами заговорили про цены, не могу не спросить про тарифы на подключение 1С-ЭДО.

Дарья Гарбар:

— В сервисе 1С-ЭДО оплата производится за отправленный пакет документов, в который входит 1 счет-фактура и два любых документа. Есть разные тарифы в зависимости от объема документооборота. Можно выбрать предоплаченный тариф, что выгоднее. В этом случае стоимость отправки одного пакета составит от 2 руб. Подробнее о тарификации можно узнать на нашем сайте.

А вообще пользователь 1С каждый месяц имеет пять бесплатных пакетов документов. Отличная возможность познакомиться с сервисом в работе.

Татьяна, как пользователь 1С-ЭДО, расскажите, сколько времени у вас заняло подключение к сервису?

Татьяна Бараева:

— Так как я уже пользовалась системой 1С, я просто отправила заявление, и в тот же день уже могла пользоваться сервисом 1С-ЭДО.

Я вообще всегда выступаю за то, чтобы максимально автоматизировать все процессы, какие только возможно. Это позволяет мне и моей компании быть всегда на шаг впереди.

Дарья Гарбар:

— Добавлю о сроках подключения. Вообще, по регламенту оно занимает сутки. По факту мы все делаем день в день. Если у ваших читателей возникнут еще какие-то дополнительные вопросы, их можно смело адресовать нам.

Мы вообще очень открыты к коммуникации и дружелюбны, всегда с удовольствием отвечаем на вопросы в наших социальных сетях. Услугу по подключению 1С-ЭДО мы предоставляем «под ключ» и освобождаем наших клиентов от тонны архивной пыли, бумаги и помогаем им упрощать свои бизнес-процессы.

КОНТАКТЫ:

Сайт «АСП Электронные сервисы»: https://asp-edo.ru/
Телеграм-канал https://t.me/asp_edo
Тел.: +7 (343) 222-12-10

Сайт BARAEVA FINANCE: http://baraeva_finans.tilda.ws/
Телеграм-канал: https://t.me/baraeva_finance
Тел.: +7 953 045-28-98

Реклама. https://asp-edo.ru/ erid=LjN8KUHbg, http://baraeva_finans.tilda.ws/