Как аутсорс-компания ускорила в 3 раза работу с 7000 исполнителей. Реальный кейс

Аутсорсинговая компания обеспечивает курьерами и сборщиками заказов крупные маркетплейсы и службы доставки. При расширении бизнеса на всю Россию компания столкнулась с неожиданным препятствием: экспоненциальный рост числа исполнителей лег огромной нагрузкой на бухгалтерию и HR. Традиционные методы управления начали тормозить развитие компании. 

Это история о том, как сервис «Мои самозанятые» стал ключевым компонентом в бизнес-трансформации аутсорсера, решив его главные проблемы и ускорив процессы в три раза.

Как компания столкнулась с ограничениями «бумажного мира»?

Аутсорсер сотрудничает с крупными российскими маркетплейсами и сервисами экспресс-доставки продуктов и товаров для дома в регионах. Когда исполнителей было несколько сотен, компания вела кадровое делопроизводство вручную на бумаге и собирала закрывающие документы от самозанятых в мессенджерах и почте.

Бизнес-процесс по работе с клиентами и исполнителями был организован в программе 1С, общение (получение заказов и отчеты) происходило в Telegram, отчеты, карточки с анкетными данными исполнителей и реестры составлялись в таблицах Excel. 

Но, начав расширение бизнеса, компания увидела, что все ручные процессы, ориентированные на бумажную документацию, стали узким местом в их развитии.

С какими трудностями столкнулся аутсорсер при росте компании? Когда число самозанятых агентства перевалило за 2 000, количество экземпляров бумаг, которые оформлялись еженедельно на курьеров и сборщиков, выросло до 14 000, и процесс парализовал работу штата.

Какие варианты решения проблемы использовала компания?

1. Расширение штата сотрудников делопроизводства и бухгалтерии, чтобы подписывать тысячи бумаг, проверять статусы самозанятых исполнителей и собирать с них чеки после выплат.

Итог: С ростом заказов росла и база самозанятых исполнителей, что еще больше увеличивало время на оформление и выплаты. Бесконечно расширять штат бухгалтерии оказалось неэффективно и затратно.  

К тому же сохранялся риск санкций со стороны регулирующих органов, если какой-то из этапов ручного процесса даст сбой.

2. Введение расписания выплат исполнителям с интервалом от 5-14 дней в зависимости от вида работ, чтобы успевать оформлять платежные документы.

Итог: Такое решение повлекло за собой волну демотивации со стороны исполнителей. Так как самозанятые не обязаны работать только с одной компанией, курьеры и комплектовщики стали выбирать конкурентов, которые платят чаще. 

3. Компания пришла к выводу, что необходимо автоматизировать самые затратные по времени массовые процессы, такие как:

• рассылка заданий и оформление договоров;
• автоподписание Актов;
• моментальные выплаты 24/7 на любые счета и карты;
• проверки самозанятых перед выплатами;
• получение чеков.

Аутсорсер стал изучать предложения на рынке. Требования к сервису были такими:

• легкое подключение исполнителей и простой выпуск электронной подписи для документооборота»;
• максимально простое подписание документов исполнителями;
• автопроверка статуса самозанятого перед оплатой;
• автовыплаты после принятия работ и подписания Актов через ЭДО;
• получение чеков от самозанятых через сервис сразу после выплаты.

Для запуска пилота был выбран сервис «Мои самозанятые».

За месяц благодаря сервису агентство полностью перешло с бумажного на электронный документооборот. Это позволило компании «пачками» формировать по шаблону договоры и акты, вставляя данные из анкет исполнителей в два клика, подписывать все документы онлайн автоматически.

Без значительных трудозатрат к проекту подключили более 7000 новых исполнителей. Теперь они могут получить выплаты в любом городе России сразу же после подписания документов, без дополнительных действий со стороны клиента сервиса. 

Какие результаты компания получила после подключения к сервису «Мои самозанятые»?

1. Стало легче контролировать все процессы.

В личном кабинете «Моих самозанятых» в любой момент доступны все закрывающие документы и их текущий статус.

2. Выплаты тысячам исполнителей были автоматизированы и стали происходить день в день.

Сервис автоматически проверяет статус исполнителей и проводит массовые выплаты сразу после подписания электронных документов без дополнительных действий.

3. Работа штатного персонала была оптимизирована.

Сотрудники кадровой службы теперь сосредоточены на поиске новых исполнителей и не тратят время на бумажный документооборот, а бухгалтерия — на сбор закрывающих документов и контроль проведения выплат.

В итоге аутсорсинговая компания:

• перешла на современный и удобный электронный документооборот;
• увеличила штат исполнителей без увеличения штата кураторов и бухгалтеров;
• автоматизировала выплаты и сбор закрывающих документов.

Это позволило:

• в 5 раз увеличить базу активных исполнителей;
• в 3 раза сократить время на оформление и подписание документов с тысячами самозанятых ;
• на 50% снизить издержки на администрирование процесса работы с самозанятыми

Хотите в три раза ускорить работу с тысячами исполнителей? Получите шаблоны документов и инструкцию, как сократить время на управление исполнителями за счет автоматизации. И попробуйте все возможности сервиса бесплатно.

Реклама. ООО ЦБП apibank.ru