Ивент под угрозой: 5 технических ошибок, которые могут все испортить

Любое корпоративное событие — от камерного ужина до масштабной презентации продукта — работает на репутацию куда сильнее, чем многие дорогие рекламные кампании. Это живое испытание для бизнеса: вы здесь и сейчас, перед глазами у клиентов и партнеров. Вот тут-то все и проявляется — насколько вас можно воспринимать всерьез, комфортно ли с вами работать, умеете ли вы исполнять обещанное.

Генеральный директор компании MF Group Константин Брянка делится опытом и разбирает пять типичных ошибок, которые превращают перспективный ивент в провал.

Почему ивенты важны для бизнеса

— Живое общение онлайн-реклама никогда не заменит. Когда встречаетесь с клиентами и партнерами лицом к лицу, происходит совсем другой контакт. Люди видят, как вы работаете, чувствуют атмосферу вашей компании, проживают эмоции.

Качественно организованное мероприятие решает сразу несколько задач. Знакомит аудиторию с вашим продуктом, укрепляет доверие к бренду, собирает обратную связь. Также это отличный способ сплотить собственную команду и показать партнерам, что умеете держать слово.

Но вот в чем подвох. 

Я не раз видел, как гениальная идея разбивается о рифы технических косяков. Причем организатор боится вовсе не нечаянно сорванной скатерти или опоздавшего бариста. Гости куда дольше помнят неудачный звук, когда микрофон визжит болью в ухе; неработающий экран, особенно если презентация прерывается на кульминации; душный зал, если кондиционер застрял в 2008-м. Такая мелочь на поверку оказывается очень громкой. 

Ошибка первая: размытое техническое задание

Знакомая история: заказчик звонит и говорит: «Нам нужен экран, звук и чтобы было красиво». На вопрос о деталях отвечает: «Вы же профессионалы, сами разберетесь». Просит прикинуть бюджет «примерно».

Далее начинается самое интересное. Оказывается, на мероприятие приглашен артист с райдером на три страницы. Ему нужен конкретный микрофон, определенный свет, отдельная гримерка с зеркалом и свежими цветами. Об этом заказчик просто забыл упомянуть. Или не знал. Или думал, что это «само собой разумеется».

Итог предсказуем. Смета вырастает вдвое. Заказчик в шоке. Артист отказывается выступать без выполнения райдера. Деньги за его участие никто не вернет. Мероприятие под угрозой срыва.

Как не попасть в эту ловушку

Задавайте вопросы. Много вопросов. Какой формат мероприятия? Сколько гостей? Будут ли выступления? Планируется ли видеосъемка или трансляция? Кто из артистов или спикеров приглашен? Есть ли у них особые требования?

Все фиксируйте письменно. Устные договоренности — прямой путь к недопониманию. Составьте документ, где прописаны все технические детали: оборудование, хронометраж, ответственные. Согласуйте его со всеми участниками процесса.

Если хочется по-настоящему держать все под контролем, я бы советовал подходить к мероприятию так же серьезно, как к запуску любого крупного проекта. 

Не поленитесь визуализировать все заранее. Схема расстановки техники или просто набросок зала иногда сразу вскрывает проблемы: например, внезапно весь ваш свет будет асимметрично отбиваться от кирпичной стены и фоточки в соцсетях выйдут совсем не те.

Ошибка вторая: неподходящая площадка

Часто площадку выбирают по двум критериям: красивые фотографии на сайте и цена аренды. Позже выясняется, что красота обманчива, а дешевизна выходит боком.

Реальный случай. Компания арендовала шикарный лофт для презентации нового продукта. Панорамные окна, кирпичные стены, модный интерьер. Все отлично, пока не начался монтаж. Выяснилось, что электрическая мощность площадки — 15 кВт, а для запланированного светового шоу нужно минимум 50. Аренда генератора обошлась дороже, чем сама площадка.

Другая история. Для масштабного шоу разработали эффектную сценографию с подвесными конструкциями. На бумаге все выглядело потрясающе. Но потолок площадки выдерживал нагрузку максимум 50 кг на точку. А конструкции весили по 300 кг. Пришлось переделывать весь световой дизайн за три дня до мероприятия.

Бывает и хуже. Дополнительные декорации перекрывают пути эвакуации. Пожарный инспектор приходит за час до начала и запрещает проведение мероприятия. Все расходы в трубу.

Как выбрать площадку правильно

Запросите технический паспорт. Вам нужны точные данные: электрическая мощность, допустимые нагрузки на перекрытия, схема помещения в формате DWG, требования к завозу оборудования.

Обязательно приезжайте на осмотр лично. Не забудьте захватить с собой технического специалиста. Он заметит то, что вы пропустите: низкий потолок в углу, колонну посреди зала, неудобное расположение розеток.

Ошибка третья: экономия на подрядчиках

Желание сэкономить понятно и естественно. Но в ивент-индустрии работает жесткое правило: скупой платит дважды. А иногда и трижды.

Без бытовых реалий никуда. Очень заманчиво выбрать самого дешевого подрядчика («ну что там эти пара колонок и сцена?»). Но, как показывает практика, низкая цена редко приходит одна. Вместе с ней — устаревшее оборудование (на фото выглядело новее), монтажники-новички и полное отсутствие страхового покрытия или нужных бумаг на работу.

Вот пример. Бригада приезжает на монтаж сцены. У них нет сертификатов на фермовые конструкции, нет допусков к высотным работам, нет даже элементарной страховки. Представитель площадки требует документы. Их нет. Монтаж останавливается. Сроки срываются. Заказчик в панике ищет другого подрядчика за двойную цену, потому что срочно.

А если бы на площадке произошел несчастный случай? Ответственность легла бы на организатора мероприятия. Судебные иски, компенсации, уголовное дело — перспектива не из приятных.

Как выбирать подрядчиков

Не смотрите только на итоговую цифру в смете. Сравнивайте, что именно входит в стоимость. Дешевое предложение может не включать доставку, монтаж, страховку, техническое сопровождение.

Требуйте документы до заключения договора. Сертификаты на оборудование, удостоверения персонала, полисы страхования, акты проверок. Если подрядчик не может их предоставить — это тревожный сигнал.

Проверяйте репутацию. Всегда настоятельно советую: соберите отзывы, попросите портфолио, позвоните клиентам из списка заказчиков этого подрядчика — да даже поспрашивайте про уровень общения: решают ли вопросы по ходу работы или исчезают при первом звонке тревоги?

Ошибка четвертая: пренебрежение безопасностью

Эта тема кажется скучной и формальной. До тех пор, пока что-то не случится. А случиться может что угодно: обрушение конструкции, удар током, падение с высоты, пожар.

Иногда доходит до абсурда. Монтажники работают на высоте без касок и страховочных поясов. У бригады нет рулетки, они отмеряют расстояния шагами. Оборудование не проходило проверку несколько лет. Кабели разложены так, что гости спотыкаются.

Это не преувеличение. Такое происходит регулярно, особенно когда организаторы экономят или работают с непроверенными подрядчиками.

Последствия могут быть разными. В лучшем случае — штраф и испорченное настроение. В худшем — травмы людей, уголовное дело, многомиллионные иски. И репутация, которую уже не восстановить.

Как обеспечить безопасность

Никто из нас не хочет услышать новость про замыкание во время мероприятия или увидеть падающий прожектор посреди танцевального интерактива. Поэтому просите подтверждения компетенции всех специалистов на объекте (электриков, операторов подъемников — без бумажки они клево работают обычно только на словах).

Требуйте документы на оборудование. Особенно на все, что несет нагрузку: фермы, подъемники, подвесные конструкции. Акты проверок, сертификаты соответствия, протоколы испытаний.

Разработайте план действий на случай ЧП. Где находятся выходы, огнетушители, аптечки. Кто отвечает за эвакуацию. Какие телефоны экстренных служб. Проведите инструктаж для всей команды.

Ошибка пятая: срыв графика монтажа

Время на мероприятии — ресурс невосполнимый. Если монтаж затягивается, страдают все: декораторы не могут начать работу, кейтеринг опаздывает с сервировкой, артисты нервничают без репетиции.

Причины задержек бывают разные. Подрядчик недооценил объем работы. Грузовик с оборудованием застрял в пробке. Выяснилось, что чего-то не хватает, и нужно срочно везти со склада. Персонала оказалось меньше, чем обещали.

Результат всегда один. Нервы, переплаты, недовольные партнеры. Другие подрядчики выставляют счета за простой. Заказчик теряет деньги и терпение. Репутация организатора летит в тартарары.

Самое обидное — когда из-за задержки приходится сокращать программу. Вместо полноценной репетиции — беглый прогон. Вместо торжественного открытия — суета и извинения. Гости чувствуют: что-то пошло не так. И это впечатление остается надолго.

Как держать график под контролем

Составьте подробный план работ. Распишите каждый этап: кто, что и когда делает. Установите контрольные точки для проверки прогресса.

Закладывайте запас времени. Минимум 15-20% сверх расчетного. Форс-мажоры случаются на каждом втором мероприятии. Лучше закончить раньше, чем судорожно доделывать в последний момент.

Назначьте координатора. Один человек должен видеть всю картину целиком и оперативно решать проблемы. Когда каждый подрядчик сам по себе — хаос неизбежен.

Проверяйте логистические возможности заранее. Есть ли у подрядчика достаточно транспорта? Хватит ли людей? Где находится склад и сколько времени займет доставка в случае нехватки оборудования?

Подведем итоги 

Успешное мероприятие складывается из сотни мелочей. 

Каждая отдельная недоработка звучит пустяково — переживем! Но когда их собирается несколько в одном месте и времени, эффект усиливается многократно: гости чувствуют хаос вместо атмосферы праздника или спокойствия партнерских рукопожатий.

Техническая сторона ивента — это фундамент. Если крепкий, на нем можно строить что угодно: креативные концепции, яркие шоу, запоминающиеся презентации. Если фундамент шаткий, любая красивая идея рухнет.

Все перечисленное объединяет простая вещь: каждую ошибку проще предотвратить заранее, чем потом нервно объясняться (или извиняться). Внимательность к деталям экономит нервы для вас и всей команды. Делает ваше мероприятие не «еще одним корпоративом», а запоминающимся событием с правильным послевкусием для всех присутствующих.

Читайте также на DK.RU: Где ивент-агентствам брать кадры? Как УрФУ готовит профессионалов событийной индустрии