Что делать, чтобы брифинг не превратился в лекцию?

После бесед с ведущими специалистами Екатеринбурга в области корпоративного PR у нас родилось некое «ноу-хау», которое мы оформили в виде правил организации презентаций и пресс-конференций.Правило № 1:
Необходимо выдержать основную формулу: информационный повод должен соответствовать информационным запросам приглашаемой прессы. Многие руководители ошибочно полагают, что, даже если повод для встречи с прессой незначительный, после личного контакта с журналистами публикаций будет больше. «Использование» журналиста вызывает максимальное раздражение. Ведь он впустую теряет время, силы.
Правило № 2:
При проведении пресс-конференции или презентации не стоит собирать вместе представителей СМИ и партнеров компании. Хотя при этом и экономятся средства, эффективность акции значительно снижается. Кроме того, та информация, которая доносится до партнеров, не всегда нужна журналистам и может быть неадекватно ими воспринята.
Правило № 3:
Нередко случается так, что приглашения журналистам организаторы начинают высылать за месяц или, наоборот, за несколько часов до мероприятия. Лучше всего это сделать за 7-10 дней, а в назначенный день перезвонить приглашенному и подтвердить его участие. Организаторам не стоит лениться, высылая приглашения с указанием только названия СМИ. Корректнее сделать именные приглашения, хотя на это и уйдет дополнительное время.
Правило № 4:
Не стоит пытаться «объять необъятное» и собирать максимально возможное количество журналистов. В данном случае компания только зря израсходует деньги. В среднем на брифинг приглашается около 10-15 журналистов, а на пресс-конференцию или презентацию — 25-50. При организации мероприятия следует учесть, что 100-процентной явки не бывает практически никогда (даже подтверждение участия не гарантия прихода журналиста). Если новость «глобальная», мероприятие посетит около 80-90% приглашенных корреспондентов, а в остальных случаях —40-60%.
Правило № 5:
Краткость — сестра таланта. Затянутая презентация превращается из информационного повода в нудную лекцию о том, «какие наши товары замечательные». Специалисты советуют проводить пресс-конференцию в динамичной, сжатой форме: на
зп
приветственное слово лучше отвести не более 5 минут, на основную часть — около 40, а до начала пресс-конференции (во время аккредитации) необходимо раздать всем журналистам пресс-папки.
Правило № 6:
Составляя пресс-папку, нужно постараться дать максимум статистики: финансовые показатели, оценки производственных мощностей и т. д. В крайнем случае обилие интересной «фоновой» информации может «вытянуть» слабый информационный повод.
Правило № 7:
Представителям компании, выступающим на пресс-конференции и в недостаточной степени владеющим ораторским искусством, лучше пройти предварительный тренинг, который займет 1,5-2 часа.
Правило № 8:
При выборе места проведения мероприятия стоит отталкиваться от самого события. Если компания переезжает в новый офис, то лучше провести презентацию непосредственно в нем: неразумно представлять новый офис в гостинице. Это же относится к открытию новых магазинов. Заодно организаторы смогут сэкономить на аренде помещения.
Правило № 9:
Пик активности компаний приходится на вторник и четверг, о наиболее непопулярные дни — понедельник и пятница. Однако, если событие предназначено для экономической прессы, то его лучше проводить именно в информационно «неактивный» понедельник. Если мероприятие рассчитано на партнеров компании и задача в том, чтобы им это понравилось, то вечер пятницы — идеальный вариант. Партнеры будут чувствовать себя более расслабленно.
Брифинги и пресс-конференции лучше проводить в первой половине дня — с 12.00 до 14.00, чтобы информация о событии гарантированно успела в завтрашние номера газет.
Правило № 10:
Если мероприятие посвящено, например, юбилею компании, уместно преподнести приглашенным памятные сувениры. Су-перорротие под,арк.и царить не рекомендуется, потому что это может быть воспринято журналистами как взятка. Все должно быть в разумной, корректной форме. Предпочтение лучше отдать практичным предметам.