Почему постоянная занятость — это новая форма лени / ЛАЙФХАК

Меган Шеридан, компания Intercom:

— Тайм-менеджмент и концентрация важны, но они обязательно должны влиять на продвижение к цели. Факторы, ограничивающие эту степень влияния, не всегда очевидны для вас или кого бы то ни было другого.

Считать, что победил время, — распространённая ошибка. Постоянная занятость — вот истинный исход этой битвы. И, что ещё хуже, мы часто путаем её с успехом.

Можно весь день писать имейлы, решая ту или иную задачу, и быть крайне «занятым». Но это неправильный подход. Ведь можно встретиться лично и за 10 минут искоренить проблему. В первом случае вы просто тратите время, во втором — влияете. Нагружать себя бессмысленной работой — всё равно что лениться.

Откровенно говоря, работа не должна приводить к усталости и стрессу. Влиять — значит реально оценивать возможности, критерии и время.

Попробуйте переосмыслить свой подход, несмотря на то, что во всём мире твердят: чем больше, тем лучше. Зачем выполнять много работы в кратчайшие сроки, если не делать этого первоклассно? Клиенты не примут вашу халтуру только потому, что «у вас было много дел». Правила игры изменились. Ваша занятость в ваших руках. Непредсказуемая часть вашего мира и вашего влияния — это вы сами.

В чём тогда стабильность? Как ни странно, во времени. Время объективно: в неделе 168 часов, независимо от того, как вы ими распоряжаетесь. Посчитайте: 7 часов в сутки вы тратите на сон и 55–60 часов в неделю — на работу. Оказывается, отдых занимает гораздо больше времени, чем вы думали. Здорово, правда?

Давайте рассмотрим сегмент «работа». Ваше влияние распределяется на 55–60-часовой период. Независимо от вашей должности и значения для компании, вы часть общего дела, на вас рассчитывают. Грубо говоря, вы товар с определёнными обязанностями, неким спросом и предложением. Вероятно, вы хотите выдавать солидные, стабильные результаты, и вот несколько вещей, которые для этого нужно иметь в виду.

Качество или количество? Либо одно, либо другое — выбор, с которым вы будете сталкиваться снова и снова. Ответ кроется в самом вопросе. Качество и производительность не могут быть взаимоисключающими. Влияние не искусство. Это всего лишь баланс между действиями и их полезностью. Ведь вы не стали бы драться вполсилы.

Мой любимый пример, иллюстрирующий эту ситуацию, то, как в Starbucks отреагировали на постоянные просьбы клиентов «нам нужно больше кофе». Они разработали огромный стакан для напитков — трента (trenta), 916 мл. Он на 55% больше обычной чашки и на 16 мл больше, чем может вместить за раз человеческий желудок. Логически столь гиперболизированная и расточительная реакция компании на запросы потребителей — не что иное, как карикатура. Но именно этим мы сами всё время занимаемся. Мы «передерживаем» задачи, перенапрягаемся и тратим ресурсы на работу, которая уже сделана или неактуальна. Вместо того, чтобы направить силы на что-нибудь ещё.

Мы работаем вхолостую без всякой надобности.

Подобное поведение ведёт к высоким издержкам. Вы наверняка слышали про синдром эмоционального выгорания. Это настоящий профессиональный апокалипсис. Вряд ли вы бы поставили в технологический план работ несфокусированную работу. Так зачем включаете её в собственный список задач? Будьте честны с собой: как необходимо поступать?

Управляйте временем

—> Составляйте распорядок дня, чтобы понимать, из чего он состоит. Делитесь им с другими. Точно определите периоды, когда вы будете заняты и недоступны.

—> Ведите список задач. Используйте для того приложения Todoist, TickTick, Any.DO и другие.

—> Отслеживайте свои действия, чтобы понимать, на что на самом деле тратите время. Например, приложение Reporter сохранит и проанализирует историю вашей жизни. Вы можете собрать эту информацию быстро и безболезненно.

—> Спрашивайте себя, на что вы можете потратить вдвое меньше времени, но добиться тех же результатов? Никогда не переставайте задавать себе этот вопрос. И действуйте.

—> Планируйте блоками, чтобы совещания шли последовательно. Включайте в ежедневный план время на одиночную работу.

—> Заранее планируйте свой распорядок с учётом и вокруг предстоящих событий, таких как совещания, встречи и так далее. Чтобы между этими событиями вы могли с особой силой направлять энергию на текущие задачи. Тогда вы почувствуете, что действительно влияете на успех.

Управляйте концентрацией

—> Будьте сосредоточены всегда только на одном деле.

—> Отключите уведомления. Закройте вкладки и программы, которые вам не нужны в данный момент. Всё это отвлекает.

—> Избавьтесь от необходимости принимать решения, не имеющие значения. Например, Марк Цукерберг ходит на все публичные мероприятия в одной и той же футболке, чтобы не расходовать энергию на выбор, что надеть или что съесть. Попробуйте и вы влиять только на то, что действительно важно.

—> Периодически беритесь за административные задачи, но не прерывайте текущие. Работайте с почтой час утром и час вечером, перед уходом домой.

Управляйте командой

—> Не ходите на те встречи, где ваше присутствие не обязательно. Всегда уточняйте, могут ли обойтись без вас.

—> Присутствуйте на рабочих заседаниях столько, сколько нужно вам. Не стесняйтесь вставать и, извинившись, уходить, когда интересующая вас тема исчерпана.

—> Устанавливайте и придерживайтесь хронометража встреч. Например, если в Google Calendar вы выделили на переговоры 30  минут, не должно быть ни минуты больше.

—> Прерывайте переговоры, когда время истекло. Деловые встречи требуют подготовленности и собранности. Если вы отвели на неё 5 минут, собеседник должен уложиться.

Влияние не существует в вакууме. Если не вы, никто не реализует ваш потенциал.

Эффективное использование времени требует дисциплины, осмысленности и самоконтроля. Вы должны владеть и управлять временем неумолимо. Тщательно оберегайте ваше внимание и работайте всегда со стопроцентной концентрацией. Не бойтесь отрезать помехи (с уважением к людям, их создающим). То же самое относится к внутреннему «я»: знайте, когда выпустить, а когда урезонить свои амбиции. Будьте умеренны.

Попробуйте следовать этим советам неделю, а потом повторите снова. Пользуйтесь тем, что работает для вас, и помните: ваше поведение — это всегда показатель вашего влияния. Делайте правильные вещи, побуждаемые правильными причинами, в правильное время.

Энергия и талант могут продвинуть вас далеко, но влияние и концентрация будут с вами в течение всего пути.

Источник: Megan Sheridan / blog.intercom.io. Перевод: Настя Радужная / lifehacker.ru