«Я убрала половину задач в список «Потом» и забыла о них навсегда. Сделайте то же самое»

Плохим тайм-менеджментом выложена дорога в ад, уверена копирайтер и коуч Белинда Уивер. Она объясняет, как спастись и начать, наконец-то, справляться с поставленными задачами. DK.RU перевел ее пост.

— В 2009 году я бросила работу в маркетинге и стала независимым копирайтером. Я работала из дома каждый день. У меня был солидный список клиентов, и мой бизнес рос. В жизни все было хорошо. У меня был постоянный поток проектов, но я думала, что переживаю стресс. Но оглядываясь назад, я понимаю, что ничего не знала.

Десять лет и двое детей спустя и знаю, что значит ограничить свое время. Сейчас я все так же пишу для клиентов. Провожу курс копирайтинга два раза в год. У меня есть частная коучинговая программа и регулярные сессии один на один. Я делаю ежедневные рассылки о копирайтинге и веду подкаст.

Кажется, что очень много, правда? Я делаю все это, тратя на работу меньше 12 часов в неделю.

Независимо от того, ведете ли вы семейный бизнес или хотите успевать больше за меньшее время, этот процесс поможет вам максимально использовать имеющееся у вас время.

О нет, это еще один пост об управлении временем?

Да, но выслушайте меня. Что если я скажу вам, что тайм-менеджент — это на самом деле секрет счастливой жизни? Так и есть. Или, по крайней мере, плохой тайм-менеджмент — это дорога в ад.

Когда мы сами решаем, как проводить время, и боремся с занятостью самой по себе, мы достигаем целей без выгорания. Мы заканчиваем каждый день с чувством удовлетворения и ясным взглядом на завтрашний день. Как только человек начинает не контролировать время, он больше не прогрессирует. Я не могу позволить себе не прогрессировать, а вы? Тогда начните с анализа.

№1: Определите свои рабочие зоны

Ваши рабочие зоны — это время дня, когда вы можете работать продуктивно. Речь не идет о времени наибольшей креативности, хотя и это важно знать. Я говорю о тех периодах времени, когда вы можете сесть и заняться делами.

Может быть, это ежедневный отрезок времени с 9 утра до 5 вечера. У меня такой регулярности нет.

Я стала копирайтером, чтобы строить карьеру, но при этом уделять время семье. Мне нравится такая жизнь, но она требует постоянного контроля за рабочей нагрузкой. Именно эта необходимость привела меня к моей системе тайм-менеджмента.

Каждый день недели я знаю, есть ли у меня пять часов спокойного времени благодаря детскому саду, два часа в шумном игровом центре или один час с 10-минутными интервалами.

В те дни, когда дети в детском саду, я могу записывать видео, планировать кампании, делать рассылки и общаться с клиентами. В другие дни я имею на работу крайне мало времени, на почту и работу с подписчиками его точно нет.

Понимая «рабочие зоны» дня вы можете запланировать наиболее подходящие для каждой из них задачи.

№2: Проясните свои приоритеты

Найти себе занятие легко. Я в любой момент могу проверь почту и потеряться там на несколько часов. Не говоря о социальных сетях. Но ведь я занимаюсь продвижением своего бизнеса, так что все в порядке, правда?

Суровая правда в том, что многие из задач, на которые мы тратим время, совсем не приносят нам денег и не приближают к поставленным целям. Чтобы сделать максимум в «большой бездетный понедельник» необходимо расставить рабочие приоритеты еще в воскресенье.

Я обдумываю свои цели на неделю и на каждый из дней, а затем создаю план, чтобы их достичь. Мне не нужно делать все. Нужно сделать только важное. Задайте себе такие вопросы:

• Что поможет мне достичь целей?
• Что обязательно должно быть сделано?
• Что может подождать?
• Что мне вообще не нужно?

Легко забыть о чувстве покоя и сосредоточиться на списке дел, для выполнения которого нужно три человека и 37 часов в день. Такой список дел заставит вас почувствовать себя неудачником, даже если вы будете работать с утра до вечера без перерывов.

У меня на каждый день только одна задача, которая ведет к важным целям, например, работа над продуктом, который я хочу выпустить в конце этого года.

Также у меня есть одна задача, которую нужно выполнить довольно быстро. Это может быть текст для клиента или онлайн-мероприятие, которое я провожу.

Читайте также: Вещи в коробку и на выход: четыре признака того, что вам пора бежать с нынешней работы

Также у меня есть задачи, требующие ответа, такие как сообщения от клиентов или уведомления из социальных сетей. Они обычно приходят из почтового ящика.

Моя цель — чтобы в списке дел на день было не более пяти пунктов.

А как насчет других, менее важных вещей? Я записываю их в список «Другое». Часто я о них забываю, но ничего страшного не происходит. Мир продолжает вращаться. Клиенты продолжают приходить. Жизнь идет своим чередом. Это значит, что эти дела вовсе не заслуживают внимания.

№ 3: Создайте временную карту

Теперь, когда у вас есть четкое понимание приоритетов (и того, что может подождать), нужно наметить время, которое вы хотите потратить на каждую из задач.

Я использую «технику помодоро» для создания своей временной карты. Ее суть в том, что вы выбираете задачу, которую хотите выполнить, и устанавливаете таймер на 25 минут. Вы работаете, не отвлекаясь, пока не сработает таймер, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Это просто.

На каждый день у меня есть список задач и примерная временная карта, которая совмещается с рабочими зонами за вычетом дрейфа (об этом чуть позже).

Благодаря этому я не планирую сделать больше, чем у меня будет времени. Совсем не сложно, но позволяет прекрасно управлять временем.

№4: Используйте календарные блоки

Я люблю календари, и у меня их несколько. У меня есть семейный календарь, рабочий календарь, а также календарь для звонков, связанных с моей коучинговой деятельностью. Все это скомпилировано в календаре Google.

Каждая запись имеет свой цвет, поэтому я сразу вижу, для чего предназначен временной интервал — для работы, тренировки, встречи, подкастинга или развлечения.

Это удобно, потому что тогда ваш рабочий стол будет напоминать, когда пришла пора прекратить создавать слайды для ключевой презентации и взяться за клиентский проект.

Кроме того, вы будете четко видеть, когда у вас есть свободные часы, чтобы оперативно решать возникающие в процессе работы вопросы.

№5: Выделяйте время на дрейф

Став мастером управления временем, вы сможете делать гораздо больше. Но скажу честно: это утомляет.

Мы все же не машины. Я хочу получить максимум от того времени, что у меня есть, но все же не желаю, чтобы в конце дня мозг превращался в кашу. Помогают перерывы, но я к тому же позволяю себе дрейфовать. Так у мозга есть время расслабиться, помечтать, просто подумать о постороннем.

Я выделяю на дрейф 30 минут. В это время я могу просто пялиться в окно, выпить чашку чая, погулять с собакой. Иногда я использую это время для того, чтобы наверстать упущенное в работе, если задача требует больше времени, чем я ожидала.

Это зона прощения, когда день идет не по плану. А это случается.