Пора сказать «прощай». Как расстаться с «незаменимым» сотрудником без последствий

Эксперты АРА советуют: чтобы заменить ключевого сотрудника без хаоса и потерь, сначала точно диагностируйте проблему — не путайте симптомы с истинными причинами. Затем подготовьте план передачи дел и временную замену. И, наконец, ищите не копию прежнего специалиста, а того, кто выведет функцию на новый уровень, предварительно проверив его в деле.

Коротко о главном

Незаменимость как угроза: как вовремя увидеть проблему

Юлия Пустобаева, руководитель департамента управления и подбора персонала компании Efix Group:

— В любом бизнесе со временем появляется «незаменимый» человек — ключевой сотрудник, на котором держатся важные процессы, решения и коммуникации. Пока он в ресурсе, это удобно. Но стоит такому сотруднику сбавить темп, потерять фокус или не расти вместе с бизнесом, компания оказывается в уязвимой позиции, где любое его промедление отражается на всем. Незаменимость становится стратегическим риском.

Поэтому первый шаг собственника — не торопиться с жесткими решениями, а разобраться в причинах. Это может быть выгорание, перегруз, отсутствие перспектив или несоответствие новым задачам. Часто помогают корректировка роли, делегирование, подключение помощника или внедрение понятных KPI. Иногда сотруднику достаточно нового вектора или короткой паузы.

Но есть сигналы, которые игнорировать нельзя. Если человек скрывает процессы, тормозит изменения, затягивает решения, «держит» информацию и не делится ею, то бизнес теряет скорость.

Опасно, когда команда приносит вопросы только ему и избегает прямых коммуникаций. В этот момент роль перестает быть функцией и превращается в личную власть.

Когда решение о замене принято, важно действовать структурно. Сначала разберитесь в процессах: какие задачи на нем держатся, где риски. Далее зафиксируйте ключевые данные: доступы, инструкции, статусы проектов. Затем распределите операционные задачи внутри команды, чтобы переход прошел без сбоев. Параллельно начинайте поиск замены. Уход должен быть спокойным: четкие сроки, передача задач, закрытие обязательств и прозрачные договоренности.

Откладывать решение гораздо опаснее, чем осознанно провести замену: когда ключевой сотрудник давно не справляется, ждать — значит ставить под угрозу весь бизнес.

Решать проблему выгорания лучше системно, бережно к сотрудникам

Анастасия Лобарева, директор кадрового агентства «Кадры-54» (Новосибирск), вице-президент АРА:

— Современная жизнь руководителя бизнеса сопряжена со стрессом и множеством вызовов. Практически ежедневно приходится принимать большое количество стратегических решений, поэтому выгорание может наступить у любого.

Оно выражается в снижении производительности, увеличении количества больничных, срыве сроков и задержке задач. Для компании выгорание ключевого топ-менеджера может обойтись очень дорого, и важно не пропустить тревожные сигналы.

Но что делать, если «правая рука» бизнеса уже перегорела? Не стоит сразу же увольнять сотрудника или размещать вакансию. Мы рекомендуем для начала провести честный разговор и понять, осознает ли проблему сам ключевой сотрудник.

Если выгорание подтвердится, предложите изменения: скорректируйте график работы, поручите новый проект или согласуйте перевод на другое направление. Новая задача может драйвить, и тогда появится интерес к работе. Параллельно стоит подстраховаться — найти в команде того, кто сможет подхватить часть задач.

На системном уровне бизнесу необходимы следующие шаги:

• проверить, как в компании соблюдается баланс work-life, и внести коррективы;

• заложить для ключевых экспертов возможность длительного отдыха (например, саббатикал до 6 месяцев) без потери позиции;

• подстраховаться, развивать в компании карьерный рост и растить замену

Если же сотрудник окончательно выгорел и увольняется, начинайте наем. Вакансию можно разместить анонимно, чтобы не афишировать кадровые перестановки, а на время отсутствия назначить исполняющего обязанности.

Замена «правой руки» — это квест для сильных и амбициозных топов

Лариса Богданова, директор IBC HR, президент АРА, член АКПП:

— Стремительно меняющийся бизнес-ландшафт взял в оборот руководителей и владельцев бизнесов. «Правая рука» — первый зам, финдиректор, главбух или HR-директор, казавшиеся ранее незаменимыми, теряют эффективность, выгорают, работают без энтузиазма, не успевают за трансформациями бизнеса. Собственнику или ТОП-менеджеру предстоит пройти квест и принять решение, как провести замену корректно, минимизируя риски для компании.

Тяжелее всего расставаться с теми, кого любишь, но иногда это необходимо для общего блага. Это справедливо. Часто сотрудники, занимая свои позиции годами, становятся неотъемлемой частью корпоративной культуры. Однако их стагнация или снижение эффективности могут стать тормозом для роста.

По данным кадрового агентства IBC HR, в 2024 г. 35% компаний столкнулись с выгоранием топ-менеджеров, что привело к снижению продуктивности на 15-20%.

Первое, что надо сделать, — это объективно оценить ситуацию. Не стоит спешить с выводами. Попытайтесь понять причины снижения эффективности: это личные обстоятельства, недостаток мотивации, несоответствие новым требованиям или исчерпанность потенциала в данной роли?

Как я люблю русских классиков, помните, у Александра Пушкина: «Мы все учились понемногу чему-нибудь и как-нибудь…» . Мы учимся, когда нас ругают и когда нас хвалят. Открытый диалог и корректировка задач или мотивации станут первым шагом к возрождению энтузиазма.

Если же трансформация необходима, план замены должен быть продуман до мелочей. В 2025 г., согласно отчету Future of Work Institute, 90% успешных замен топ-менеджеров включали поэтапный переход, где преемник постепенно вводился в курс дел. Это может быть внутренний кандидат, прошедший интенсивное обучение, или внешний специалист с подтвержденным опытом. Корректность процесса — залог сохранения бизнеса.

Оцените риски: определите, какие аспекты бизнеса могут пострадать, и разработайте меры по их минимизации. «Кто не рискует, тот будет сидеть с синицей в руке», гласит народная мудрость. Но в бизнесе риск должен быть просчитанным. Замена «незаменимого» — это не просто кадровая перестановка, это стратегическая инвестиция в будущее компании, требующая смелости, дальновидности и грамотного подхода.

Второе и главное решение — это передать поиск рекрутинговому агентству со специализацией хантинга топ-руководителей. 

Как заменить «незаменимого» сотрудника и не разрушить бизнес

Юлия Аверина, директор кадрового центра «Метрополис», вице-президент АРА по работе с партнерами:

— В каждом бизнесе есть люди, которых привыкли считать опорой: первый зам, финдиректор, главный бухгалтер, HR-директор. На них держатся процессы, память компании и ощущение контроля. Но бывает, наступает момент, когда человек больше не тянет: выгорает, сопротивляется изменениям или просто перестает соответствовать скорости бизнеса.

Главная ошибка руководителя — тянуть до кризиса. «Незаменимые» опасны тем, что создают иллюзию стабильности, но фактически блокируют рост. Замена — не трагедия, а управленческий долг.

Первый шаг — диагностика

Не чувства, а факты: сроки, ошибки, вовлеченность, пропущенные задачи, реакции на изменения. Если системно не тянет — это не «плохой человек», это несоответствие требованиям роли.

Второй шаг — безопасность бизнеса

Параллельно фиксируем процессы, «вытаскиваем» знания из головы сотрудника, документируем регламенты, подключаем ассистента или временного координатора. Важно снизить зависимость до объявления решения.

Третий шаг — корректная замена

Разговор должен быть честным, без обвинений: «Требования роли поменялись, бизнес растет, и нам нужен другой профиль». Это уважительно и по-взрослому. Конфликт возникает там, где тянут до последнего и ставят человека перед фактом. И еще я — всегда за открытость.

К нам в Кадровый центр «Метрополис» иногда обращаются компании с целью поиска ключевого сотрудника «конфиденциально». То есть работающий сотрудник не знает, что ему ищут замену. Это плохой вариант. Прибегать к нему имеет смысл только в крайних случаях.

Как искать замену? На ключевые роли ищем не «аналог», а человека под новую фазу компании. Например, при смене HR-директора смотрим на:

• опыт работы в компаниях нужного масштаба;

• умение вести рекрутинг и управленческий контур одновременно;

• зрелость, способность держать темп и управлять конфликтами;

• практику внедрения систем, а не только «HR-инициатив».

Заменить «незаменимого» — значит вернуть управляемость. Бизнес растет, когда роли обновляются вовремя, а не после того как система начинает трещать.

Рост компании начинается с роста ее лидеров

Вадим Брежнев, стратегический консультант, ведущий стратегических и командных сессий, основатель «Брежнев Консалтинг»:

—  В «Брежнев Консалтинг» мы сначала стараемся усилить текущих руководителей. Замена — крайний шаг: дает издержки, просадку в результатах и скрытые риски.

Проводя стратегические и антикризисные сессии, я вижу: масштаб компании равен масштабу ее лидеров. Часто масштаб вызовов и сложность задач растут с увеличением компании, а часть ТОПов остается на прежнем уровне мышления и становятся ограничителями для роста бизнеса.

В таких кейсах мы запускаем два контура работы.

Первый — первое лицо компании входит в роль развивающего лидера. Мы помогаем определить сдвиговые цели для ТОПа: создать стратегию достижения целей и перевести ее в маршрутную карту. Рост строится через сильные стороны, таланты и внутреннюю мотивацию.

Второй — масштабирование лидеров. Это персональная программа, где эксперт «Брежнев Консалтинг» и топ разбирают его роль в развитии компании, сильные стороны, ценности и цели. На этой базе выстраиваем трек развития, зоны роста, режим поддержки.

Наш опыт показывает: инвестиции в развитие лидеров окупаются быстрее, чем их замена. Прежде чем открывать поиск, полезно спросить себя: можно ли реализовать потенциал того, кто уже в команде? В большинстве случаев — да.

Когда топ отстает от развития компании: как владельцу принять верное решение?

Ирина Горбунова, HR эксперт, коуч Консалтинговой компании «Счетовод»:

— Рост бизнеса сталкивает владельцев с проблемой: топ-менеджеры не успевают за его развитием. Когда амбиции и компетенции топов отстают от вызовов, возникает вопрос: как действовать?

Первое — честно признать несоответствие топ-менеджера текущим потребностям. Дальнейшие шаги: либо развивать, либо увольнять. Главное — анализ, а не эмоции. Есть ли у топов потенциал для роста? Готовы ли вы рискнуть сохранить его, если это угрожает будущему? Сколько вы готовы вложить в изменения?

Медлить опасно: чем дольше вы тянете, тем пагубнее это влияет на бизнес.

Необходимо выйти на диалог с топом, обсудить план личного развития. Начните с честного разговора, предложите индивидуальный план развития. Дайте шанс адаптироваться, обеспечив помощь и поддержку.

Если развитие топа не дало результата, расставание неизбежно. Ведь «неподходящий» управленец может не просто тормозить развитие компании, но и стать причиной ухода проактивных сотрудников, для которых среда — это ключевая ценность.

Принятие решений требует эмоциональных ресурсов. Часто владельцы тянут с принятием решений, упуская возможности и оттягивая неизбежное. В помощь себе рекомендую собственникам сотрудничать с внешним специалистом: коуч, бизнес-психолог, бизнес-консультант.

Ситуация, когда топ-менеджеры не развиваются вместе с компанией, — серьезный вызов. Он требует мужества, стратегического мышления и умения принимать сложные решения. Ваш главный приоритет — будущее компании.

Читайте также на DK.RU: «Звезда или черная дыра»: как конвертировать амбиции и не дать поглотить ресурсы компании